Рефераты. Анализ особенностей работы кадровой службы






Анализ особенностей работы кадровой службы

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.. 3

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Основы деятельности кадровой службы.. 7

1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы.. 10

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу

2.2. Ведение трудовых книжек.. 16

2.2.1. Правила заполнения трудовой книжки. 17

2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку. 19

2.2.3. Вкладыш в трудовую книжку. 20

2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении. 21

2.2.5. Дубликат трудовой книжки. 21

2.2.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение. 23

2.2.7. Учет бланков трудовых книжек. 24

2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе. 25

2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров. 26

2.3.2. Формирование личных дел. 27

2.3.3. Хранение дел. 30

ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ.. 31

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ.. 34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 45

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ... 47

Приложение 1. 48

Приложение 2. 49

Приложение 3. 50

Приложение 4. 54

ВВЕДЕНИЕ


Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

·        ознакомление с организационной структурой отдела кадров;

·        изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;

·         выявление основных направлений работы кадровой службы;

·        изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;

·        исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю.[1], Кузнецовой Т.В.[2],   Кирсановой М.В.[3] и других.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохождении преддипломной практики в отделе кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ


Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

•    документирование трудовых отношений;

•    осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;

•    формирование стабильно работающего трудового коллектива;

•    создание кадрового резерва;

• организация системы учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

 

1.1. Основы деятельности кадровой службы


Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.      

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

•   самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

•   выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;

•   выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.                                                                      

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:      

•разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

•   оформление приема, перевода и увольнения работников в со­ответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

•   учет личного состава;

•   хранение и заполнение трудовых книжек, ведение докумен­тации по делопроизводству;

•   контроль исполнения руководителями подразделений прика­зов и распоряжений по работе с личным составом;

•   изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разра­ботка мероприятий по ее устранению;

•   анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;

•   создание условий для повышения образовательного и квали­фикационного уровня специалистов;

•   работа по созданию резерва на выдвижение;

•   подготовка предложений по улучшению расстановки и ис­пользованию работников;

•   подготовка и систематизация материалов для аттестационной
комиссии;

•   подготовка материалов для представления работников к по­ощрению и награждению;

•   принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работни­ков;

•   организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

•   ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

•   сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

•   копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

•   копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут­реннего трудового распорядка;

•   сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

•   требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

•   принимать работников, организации по вопросам перемеще­ния и увольнения;

•   взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

•   требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы


Что касается должностной инструкции работника отдела кад­ров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

·        руководство работой отдела;

·        обеспечение выполнения работ;

·        разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

·        обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

·        проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

·        обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

·        создание условий для повышения квалификации персонала;

·        контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

·        внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

·        обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

·        постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

·        нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

·        основы экономики, организации труда и управления;

·        правила внутреннего трудового распорядка;

·        правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют определенные требо­вания к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и ста­жа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при уста­новлении размера заработной платы.

В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.


ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ


Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов[4]. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства[5] в своей фирме.

 Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.