Для одного и того же типа задач на диаграмме может отображаться несколько отрезков, например, Task (Задача) и Progress (Ход выполнения) относятся к типу задач Normal (обычная) и потому наслаиваются друг на друга (один отрезок поверх другого). Для того, чтобы отображались друг под другом, следует воспользоваться столбцом Row (Строка) в окне форматирования.

Начальные и конечные точки отрезков выбираются из дат, хранящихся во внутренней таблице. Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, в диалоговом окне форматирования шкалы времени (в диалоговом окне – шкала Format >Timescale (Шкала времени)).

Шкала времени в диаграмме Ганта состоит из 3 уровней (показывают порядок отображения на диаграмме – вверху, посередине, внизу) – верхнего, среднего и нижнего; обязателен только средний. Каждый уровень содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, расположенного ниже, должны быть не больше единиц более высокого уровня. Например, если верхний уровень разделен на кварталы, то нижний может содержать  месяцы, (недели, дни и т.д.), но не на года.

В некоторых случаях при планировании проекта нужно относить затраты  к финансовому, а не календарному  году. Для перехода к нему в MS Project следует установит флажок Use Fiscal Year (использовать финансовый год)

Для настройки диаграмм также используются переключатель Drow (Показывать) – определение способа отображения нерабочих промежутков на диаграмме, при стандартной настройке оно скрыто за отрезками диаграммы; диалоговое окно Zoom (Масштаб) – форматирование шкалы времени, изменение единиц измерения диаграммы в зависимости от того, сколько дней из плана проекта должны разместиться в окне MS PROJECT и др. Для удобства просмотра больших диаграмм используются вспомогательные линии (Gantt Rows - Горизонтальные линии на диаграмме, соответствующие линиям между названиями задач в сопутствующей диаграмме таблице; Current date – Вертикальная линия, соответствующая текущей дате; Top Tier – Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на верхнем уровне шкалы времени и др.), позволяющие соотносить отрезок со шкалой времени. Их настройка производится с помощью диалогового окна Gridlines (Сетка) (в меню Format (Формат)).

Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения на ней. Диалоговое окно Layout (Макет) меню Format (Формат) позволяет определить ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков. В разделе Link (Связи) диалогового окна определяется, как на диаграмме должны отображаться связи между задачами или отменяется отображение связей.

В MS Project есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу на самом отрезке фазы. В этом режиме все отрезки задач совмещаются в единый отрезок фазы (установка флажка Always roll Gant bars (Всегда выполнять сведение диаграммы Ганта)). Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты. Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает и ее можно убрать с помощью флажка Hide rollup bars when summery expended (Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач). При небольших единицах измерения по шкале времени отрезки (например, 1,5 дня) округляются до ближайшего целого с помощью флажка Round  bars to whole days (Округлять отрезки до целых дней). При этом реальная длительность задачи не меняется, удлиняется только отрезок на диаграмме). Вид показа на диаграмме задач с прерыванием определяется при помощи флажка Show bar sptits (Показывать прерывание отрезков).

Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS PROJECT имеется специальный компонент – мастер диаграмм Ганта (GanttChartWizard – Мастер диаграмм Ганта в меню Format (Форматирование)). Работа мастера выполняется за несколько шагов, на которых надо последовательно определить основные параметры настраиваемой диаграммы.

Диаграмма Ганта дает возможность не только просматривать проектную информацию в удобном формате, но и редактировать ее (с помощью  мыши): изменения дат начала и окончания задач; задать процент выполнения задачи; произвести связывание задач; прервать задачу (например, при болезни исполнителя).

3.3. Настройка форм.

Формы вызываются с помощью окна со списком представлений, в котором представлены все доступные формы. Отличить их можно по названию, которое  всегда содержит слово Form (Форма), например Resource Form (Форма ресурсов). Кроме того, при разбиении окна командой Window " Split (Окно > Разделить) до именно форма загружается в нижнюю часть комбинированного представления.

Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной информации формы обычно включаются в нижнюю часть комбинированного представления. В таком случае в верхнем представлении можно анализировать план проекта и выбирать нужную задачу, а в нижней части представления редактировать ее свойства в форме.

Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается заголовок, под ним - информационный блок. Заголовок содержит элементы редактирования свойств задачи или ресурса. Число элементов зависит от типа формы, например, в заголовке формы названий ресурсов присутствует только поле Name (Название).

Рядом с элементами редактирования свойств располагаются кнопки Previous (Предыдущий/Предыдущая – в зависимости от того, к ресурсу или задаче относится форма) и Next (Следующий/Следующая), которые служат для перемещения по списку задач или ресурсов. Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки меняют названия на ОК и Cancel (Отмена) для принятия отмены сделанных изменений.

В информационном блоке отображается дополнительная информация о ресурсе или задаче, например список задействованных ресурсов, стоимость работ каждого из них, связанные объекты, заметки и пр. Например, форма может содержать список задействованных в задаче ресурсов и список предшествующих задач.

Для выбора типа отображаемой информации можно воспользоваться командами подменю Details (Подробности) контекстного меню формы или меню Format (Формат). Состав команд для форм с информацией о ресурсах и для форм с информацией о задачах различается, но в обоих случаях в нем имеются команды Notes (Заметки) и Objects (Объекты), предназначенные для просмотра и редактирования связанных с задачей или ресурсом объектов (например, файлов) и заметок.

На форме ресурсов можно просматривать и редактировать данные о календарном плане (Shedule), затратах (Cost) и трудозатратах (Work) ресурса. При выборе этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком задач, в которых используется этот ресурс, и данные, соответствующие выбранной команде меню: даты участия в задаче и ее длительность, стоимость участия ресурса в работах или трудозатраты ресурса в рамках выполнения задач. В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса.

Формы с информацией о задаче с помощью команд подменю Details (Подробности) меню Format (Формат) можно просматривать и редактировать информацию как о задействованных в задаче ресурсах, так и о связях задачи с другими задачами проекта.

Команда Resources & Predecessors (Ресурсы и предшественники) отобразит две таблицы, в одной из которых будет содержаться информация о задействованных в задаче ресурсах, а в другой перечислены задачи, предшествующие выбранной. Команда Resources & Successors (Ресурсы и последователи) действует  аналогично, отображая во второй таблице информацию не о предшествующих, а о последующих задачах. А команда Predecessors & Succesors (Предшественники и последователи) объединит таблицы с данными о предшествующих и последующих задачах в информационном блоке формы.

На форме описания задачи можно также просматривать данные об участии ресурсов в выбранной задаче, основываясь на календарном плане ресурсов (Resourse Shedule), затратах на ресурсы (Resource Cost) и трудозатратах ресурса (Resource Work). При выборе любой из этих команд в информационном блоке отображается таблица со списком участвующих в задаче ресурсов, а также данные, соответствующие выбранной команде.

Если диаграммы предназначены в первую очередь для просмотра, то  формы - для их ввода и редактирования, поэтому формы и диаграммы удобно применять вместе. Если подвести мышь к нижней стрелке вертикальной полосы прокрутки окна открытой диаграммы и потащить полоску, расположенную под ней, то на экране появиться форма, сочетающаяся с открытой диаграммой.

3.4. Просмотр и настройка существующих представлений.

Представление (View) - это основное средство отображения проектных данных и редактирования, которое может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Представление имеет гибкую структуру, что позволяет изменять его в зависимости от потребностей пользователя.

Просмотр информации с помощью представлений и создание комбинированного представления.

При создании файла проекта для просмотра данных открывается представление, заданное по умолчанию, а при открытии файла — представление, в котором просматривали проектную информацию перед закрытием файла. Переключаться между представлениями можно с помощью панели View Bar (панели преставлений) или меню View (Вид). На панели и в меню перечислены не представления - полный список представлений, (файл 1.mрр), вызывается с помощью команды View > More Views (Вид > Другие представления). При загрузке этого диалогового окна открытое представление оказывается в списке выделенным. Чтобы открыть другое представление, нужно выделить звание в списке и щелкнуть по кнопке Apply (Применить).

По умолчанию список состоит только из одиночных представлений (single view), т.е. представлений, содержащих одну диаграмму или таблицу. Но часто бывает удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах на двух диаграммах одновременно, то есть в комбинированном представлении (combir view). Например, просматривать одновременно диаграмму Ганта для анализа плана проекта и диаграмму использования задач для анализа участия ресурсов в выполнении выбранной задачи.

Комбинированное представление создается с помощью команды Window (Окно > Разделить), разделяющей окно с текущим представлением на два окна.  После этого, установив курсор в нужную часть окна, можно выбрать соответствующее представление с помощью панели представлений. Для возврата к одиночному виду нужно воспользоваться командой Window > Remove Split (Окно > Снять разделение). Одиночное представление, открытое в нижней части комбинированного, связано с представлением, открытым в верхней части. Так, если оба представления содержат  шкалу времени, то она синхронизируется, и прокрутка вдоль шкалы одной части окна приводит к автоматической прокрутке другой. Например, при одновременном просмотре диаграммы Ганта и диаграммы использования задач, благодаря этой особенности комбинированных представлений данные о работе отображаются на диаграмме использования задач точно под отрезком, соответствующим этой задаче на диаграмме Ганта данные отражаемые в нижнем представлении, также связаны с данными верхнего представления. В рассматриваемом примере, в нижнем представлении отображается информация только о задаче, выбранной в верхнем представлении, а не все данные, которые обычно отображаются на диаграмме использования задач. И если выделить две задачи на диаграмме Ганта, то в нижнем представлении появится об обеих задачах, а не об одной. Благодаря такой связи составляющих комбинированного представления с его помощью можно просматривать данные в разнообразных срезах. Например, диаграмма Ганта может быть совмещена с графиком ресурсов. На графике ресурсов можно просматривать информацию о работе любого из ресурсов, задействованных в выделенных на диаграмме Ганта задачах, причем работа над выделенными задачами отображается особым цветом. Светлые столбцы обозначают работу ресурса над выделенной задачей, темные - работу над всеми остальными. При этом столбцы графика ресурсов расположены под соответствующими отрезками диаграммы Ганта

Для того чтобы сохранить удачно подобранные настройки, стоит создать представление и сконфигурировать его в соответствии с ними. Это гарантирует,  что настройки можно будет использовать в дальнейшем при просмотре информации как текущего проекта, так и других.

Использование окон.

MS Project позволяет открывать несколько окон с разными представлениями проектного файла. Т.е. можно открыть новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит либо с помощью меню Window (Окно), либо с помощью панели задач, если включен режим отображения окон представлений на этой панели.

Переключение между представлениями с помощью панели представлений не очень удобно при редактировании данных, поскольку при переходе в новое представление курсор оказывается в тол же строке таблицы, в которой он был в предыдущем и его надо перемещать в нужную строку. Если же представления открыты в разных окнах, то при переключениях между ними сохраняются прежние положение курсора в таблице, выделения и пр.

Кроме того, в нижней части комбинированного представления отображаются только связанные с верхним представлением данные. Но  часто нужно просматривать в нижней части комбинированного представления проектные данные в формате другого представления. И в этом случае работа с окнами удобнее: открыв два или больше представлений в разных окнах, можно совместить их в одном окне MS Project и работать с ними. Кроме того, в каждом из окон может быть отображено комбинированное представление.

Чтобы открыть новое окно с данными текущего проекта, нужно выбрать в меню команду Window > New Window (Окно > Новое окно). В списке Projects (Проекты)  открывшегося диалогового окна  выбирается название проекта, a в  раскрывающемся списке Vtew (Представление) — название представления. После щелчка по кнопке OK MS Project откроет новое окно с указанным проектом.  Первое окно с открытым проектом будет переименовано: к его заголовку добавиться номер. Например, если до открытия нового окна оно имело заголовок (Проект1), то после открытия его заголовок будет переименован в (Проект1:1), а у нового окна будет заголовок Projectl:2 (Проект1:2). Совместить окна с открытыми представлениями можно с помощью кс упорядочивания окон Window > Arrange All (Окно > Упорядочить все). Окна упорядочиваются по горизонтали или по вертикали. Если окон становится слишком много, их можно убрать с экрана, не закрывая открытый файл проекта (Window > Hide ( Окно > Скрыть)), и потом вновь отобразить (Window > Unhide (Окно > Отобразить)) с появлением на экране диалогового  окна со списком всех скрытых окон, в котором следует выделить и щелкнуть по кнопке ОК.

Настройка существующего представления.

Настройка одиночного представления может осуществляться прямо во время его просмотра. Например, если в представлении сменить отображаемую таблицу, то она автоматически станет отображаемой по умолчанию для данного представления. То же касается параметров группировки и фильтрации.

Некоторые параметры одиночного представления (название, возможность отображения в меню) нельзя изменить в процессе его просмотра. Кроме того, при просмотре нельзя изменять параметры комбинированного представления. 

Полностью настроить представление можно с помощью соответствующего диалогового окна, вызываемого щелчком по кнопке Edit (Изменить) в диалоговом окне со списком представлений.

Диалоговые окна редактирования полностью аналогичны диалоговым окнам  создания представлений (будут рассмотрены в п. 2.3.), за исключением того, что у одиночного представления в процессе редактирования вместо раскрывающегося списка Screen (Экран) имеется информационное поле, не позволяющее сменить диаграмму или форму, на основании которой создано представление.

Представления можно перемещать между проектными файлами.

3.5.  Сохранение настроек представлений и их составляющих.

MS Project по-разному сохраняет данные о настройках разных объектов интерфейса.

Диаграммы "находятся" внутри представлений, и их настройки сохраняются "внутри" него. Например, если диаграмма Ганта включена в 2 представления и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений она будет появляться с разными настройками.

Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их представлениям. Например, если в таблицу Enter (Ввод) добавить столбец, то он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, таблицы нужно копировать отдельно.

MS PROJECT автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлениями в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного, так и комбинированного представления.

При разделении окна во время работы с одиночными представлениями MS PROJECT не сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в подобных случаях создается новое комбинированное представление, то оно не сохраняется.

3.6. Удаление и перемещение представлений и их составляющих

(Организатор).

Для удаления представлений и их составляющих предназначен специальный Организатор (Organizer), который можно вызвать с помощью одноименной кнопки из диалогового окна со списком представлений, таблиц, фильтров и групп или с помощью команды Tools > Organizer (Сервис > Организатор).  Следует отметить, что в начале работы MS Project всегда загружает глобальный шаблон GlobaLMPT, на основе которого создаются новые проекты. Если в MS Project открыт толь­ко один файл, то с помощью Организатора можно обмениваться объектами с глобальным шаблоном. С помощью Организатора можно работать не только с представлениями и их составляющими, но и с другими объектами MS PROJECT, например с макросами. Принцип работы организатора не зависит от объекта.

Окно организатора состоит из вкладок, соответствующих типам объектов в MSР. С помощью каждой вкладки осуществляются операции над объектами определенного типа в соответствии с ее названием. Например, с помощью вкладки Views (Представления) можно копировать, удалять и переименовывать представления, а с ForMS (Формы) - осуществлять аналогичные действия с формами. Все вкладки имеют одинаковую структуру, поэтому на примере одной из них можно понять как работают все остальные. Рассмотрим работу с представлениями и их  составляющими на примере вкладки Views (Представления).

На вкладке находятся два списка, в которых перечислены названия объектов соответствующего типа, размещенные в файлах, открытых в данный момент в MS PROJECT. Имя файла можно выбрать в раскрывающемся списке, расположенном под списком файлов. С помощью находящейся между списками кнопки Copy (Копировать) можно копировать элементы одного списка в другой. Кнопка Rename (Переименовать) позволяет изменить название элемента (кроме некоторых стандартных, например, нельзя переименовать диаграмму Ганта). Кнопка Delete (Удалить) удаляет объект, а кнопка Close (Закрыть) закрывает диалоговое окно.

Если в процессе работы было создано удобное представление (его элемент), то для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, его нужно скопировать в файл Global.MPT. После этого оно станет доступным для всех вновь создаваемых проектов. Чтобы перенести представление или другой элемент интерфейса MS PROJECT в существующий файл, нужно открыть его одновременно с тем файлом, где храниться копируемый объект, и скопировать, используя кнопку Copy (Копировать).

Часто работа с планом проекта возможна лишь при определенных настройках интерфейса. Например, в некоторых случаях отрезки диаграммы Ганта должны быть отформатированы особым образом, а рядом с ними должно отображаться содержимое определенных полей.

4.  Состав компонентов, назначение шаблонов проектов Micrisoft Progect.

Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов. В MS Project есть 2 типа шаблонов: глобальный шаблон (файл Global.mpt) и шаблоны проектов. В файле глобального шаблона хранятся основные параметры, применяемые ко всем его новым проектам. Шаблоны проектов – это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего использования в целях стандартизации.

Глобальный шаблон.

Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки. – набор используемых по умолчанию параметров настройки Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки., Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки. и Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки., которые применяются ко всем проектам в организации. Эти параметры настройки находятся в специальном проекте на сервере Microsoft Office Project Server 2003 и используются во всех проектах организации. Глобальный корпоративный шаблон обеспечивает соответствие всех проектов организации общим стандартам, поддерживающим совместное использование представлений, таблиц и полей. Стандартизация является обязательным требованием при работе с проектами на уровне организации. Она облегчает обмен информацией между руководителями проектов. Такая стандартизация обеспечивается использованием представлений, календарей, а также полей проекта, ресурсов и задач из глобального корпоративного шаблона.

Глобальный шаблон нельзя открыть для редактирования как обычный проект – изменения в него вносятся посредством Организатора (Organizer). Изменения и параметры глобального шаблона вносятся после щелчка на кнопке Set as Default (По умолчанию) диалогового окна Options (Опции). На диске хранятся 2 копии файла глобального шаблона – один в установочной папке MS Progect (установочный файл шаблона), а второй – в рабочей папке пользователя (копия, включающая все сделанные во время работы с программой настройки). Последний файл и использует при работе программа. Если удалить файл глобального шаблона из рабочей папки пользователя, то при запуске MS Project автоматически поместит в нее файл из установочной папки. Поэтому для возвращении глобального шаблона к начальным установкам можно просто удалить файл шаблона из рабочей папки.

Создание шаблона проекта.

Шаблоны проектов создаются пользователем путем сохранения планов проектов в формате MPT. В шаблоне может быть сохранена любая информация: данные о задачах, ресурсах и назначениях, параметры представлений, макросы и т.д. В то же время при сохранении шаблона в него может попасть и ненужная информация из текущего плана (например, данные о фактических трудозатратах, которые точно не понадобятся при создании новых проектов). Поэтому при сохранении файла в формате шаблона появляется диалоговое окно (Save as Template), в котором указывается, какие данные из текущего плана не должны попасть в шаблон. Оно содержит флажки, устанавливая которые, мы определяем типы данных, не включаемые в шаблон. Флажок Values of all baseline (Значения всех базовых планов) удалит из будущего шаблона данные о базовых планах проекта. Установив флажок  Actual Values (Фактические значения), мы удалим из шаблона текущие фактические значения из сохраняемого плана. Флажок Resource Rates (Ставки ресурсов) определяет, будут ли сохранены в шаблоне данные о ставках ресурсов. Данные о фиксированной стоимости задач можно удалить, установив флажок Fixed Costs (Фиксированные затраты), а установив  флажок Whether tasks have been published to Microsoft Project Server (Данные о публикации задач на сервере Microsoft Project Server) приведет к исключению из шаблона данных о публикации задач на сервере. Обычно в шаблон включаются данные о ставках ресурсов (ResourceRates), если в проектах, которые будут планироваться по шаблону, будут использоваться те же ресурсы. Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных затратах на выполнение задач, поскольку часто фиксированные затраты на одни и те же задачи в однотипных проектах совпадают.

Создание файла на основе шаблона.

Для создания файла на основе шаблона нужно воспользоваться командой File > New (Файл > Создать), а затем в области задач на панели New Progect (Создание проекта) в разделе New from template (Создание с помощью шаблона) выбрать шаблон, на основании которого будет создаваться план проекта. Кроме того, в списке шаблонов есть пункт General Templates (Общие шаблоны), выбрав который, попадаем в диалоговое окно с полным списком шаблонов, доступных для использования при создании нового файла. Диалоговое окно со писком шаблонов разделено на две вкладки. На вкладке General (Общие) содержится список шаблонов, созданного пользователем, а также пустого проекта. На вкладке Progect Templates (Шаблоны проекта) представлены шаблоны, входящие в комплект поставки MS PROJECT. Дважды щелкнув на значке любого из них, можно создать новый проект на его основе.

ЛИТЕРАТУРА.

1.                 Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Propject 2003: Учебн. курс (+ CD). – СПб.: Питер, 2006. – 604 с.

2.                 Шафер Д.Ф., Фатрелл Р.Т., Шафер Л.И.  Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. – М.: Издательский дом "Вильямс", 2003. – 1136 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Таблица 1.

Предопределенные таблицы с информацией о задачах