Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
СОГЛАСОВАНО
генерал-майор милиции
Личная подпись А.В. Уваров
13.07.99
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:
профкома
от 10.01.99 №3
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:
Письмо Госстандарта РФ
от 06.01.99 № 7/05-09
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:
- с организациями, интересы которых затрагивает документ;
- с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
- с общественными организациями (при необходимости);
- с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);
- с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Реквизит «Визы согласования документов» используют для внутреннего согласования документов. Виза означает, что начальник согласен с содержанием документа.
Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости – должность визирующего, например:
Юрисконсульт
Личная подпись К.И.Смелов
03.08.99
При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.
Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:
- составитель документа;
- руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
- заинтересованные должностные лица других подразделений, организаций;
- общественные организации (при необходимости);
- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
- заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
- руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.
Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись». Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, остальные документы – на первом экземпляре. Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе.
Визы руководителей министерств и ведомств проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части, визы руководства подразделений министерства - исполнителей и соисполнителей - в таком же порядке на втором экземпляре.
В необходимых случаях виза может состоять из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, даты. Исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в министерстве, внутренние документы визируют на первом экземпляре.
Визируются и поступающие документы лицами, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа.
Реквизит «Печать». Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.
Гербовая печать ставиться на документах, где воспроизведение печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, свидетельствах, дипломах и т.д.
Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами.
Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на договорах, удостоверениях, договоренностях, архивных справках.
ГОСТ Р 6.30 – 97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати на документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.
Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
Секретарь Личная подпись М.К.Сидорова
23.11.99
ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
Руководители подразделений министерства обязаны обеспечить оперативное и качественное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, как правило, в день поступления, контроль за исполнением документов по существу вопросов.
При рассмотрении документов соответствующий руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые передаются на исполнение немедленно.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями соответствующих подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Кроме того, исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, он также обязан при необходимости передать документ на тиражирование и подготовить список (разверстку) на рассылку.
Исполнитель для удобства работы может завести специальные папки для исполнения документов с пометками: "На исполнение", "Срочно", "На доклад (подпись)", "На отправку". На папках указываются фамилия, инициалы, номер телефона. Сотрудник, исполняющий документ, несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за несоблюдение действующих нормативных актов, определяющих порядок подготовки, оформления, представления и сроки исполнения документов.
Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию исполнителя (составителя) документа (а лучше фамилию, имя и отчество для удобства последующего общения) и номер его служебного телефона. Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
или
Емельянова Анна Петровна
890 76 54
Ниже фамилии исполнителя документа и его телефона допускается указывать индекс машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания.
В случае необходимости, в том числе на документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатания проставляется количество отпечатанных экземпляров с указанием адресатов.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дела для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:
с лг.бухгалтером
АО «Маяк»
В дело 10-12
Личная подпись 21.12.99
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:
БЮИ МВД РФ
Дата ________
№ ___________
Примерная форма
регистрационного штампа
При отсутствии такого штампа от руки пишутся порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Отметка для автоматического поиска документа помещается в правом нижнем углу документа и включает поисковые данные для автоматического поиска документов, определяемые по усмотрению организации (имя файла, код оператора и др.).
Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» следует отделять друг от друга полутора - двумя межстрочными интервалами.
Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.
Реквизиты отделяют друг от друга 3...4 межстрочными интервалами.
При печатании документов используют восемь положений табулятора. От нулевого положения (граница левого поля) печатают следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату;
- ссылку на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст (без абзацев);
- отметку о наличии приложения;
- наименование должности в реквизите «подпись»;
- гриф согласования документа;
- дату при заверении копии;
- фамилию исполнителя и номер его телефона;
- отметку об исполнении документа «В дело».
От первого положения табулятора (пять шагов курсора) печатают:
- начало абзацев (в том числе нумерованных).
От второго положения табулятора (16 шагов курсора) печатают следующие реквизиты:
- дату в реквизите «ссылка на индекс» и дату входящего документа;
- наименование должности лица, заверяющего копию;
- переменную информацию в вводной части протоколов и актов;
- расшифровку подписи в первом грифе согласования;
- краткие сведения об исполнении документа в реквизите «Отметка об исполнителе».
От третьего положения табулятора (24 шага курсора) печатают:
- наименование вида документа (в продольном штампе);
- расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа».
От четвертого положения табулятора (32 шага курсора) печатают:
- адрес.
От пятого положения табулятора (40 шагов курсора) печатают:
- гриф утверждения;
- слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности и дату;
- второй гриф согласования;
- надпись на приложении к документу;
- отметку о переносе данных на машинный носитель.
От шестого положения табулятора (48 шагов курсора) печатают:
- расшифровку подписи в реквизите «Подпись».
Седьмое положение табулятора (56 шагов курсора) – для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.
1.5. Организация работы с документами в подразделениях министерства
Документы, адресованные непосредственно в подразделения министерства, регистрируются секретариатами (канцеляриями) этих подразделений в установленном порядке. На каждый документ (до внедрения ЭВМ в подразделениях министерства) заполняются две регистрационные карточки, одна из которых после доклада документа руководству помещается в справочную картотеку по исполнителям.
Документы, поступившие из 1 отдела Аппарата министра с регистрационной карточкой, учитываются в контрольном журнале входящих документов подразделения министерства, и на них заполняется только одна карточка учета. На карточке, поступившей вместе с такими документами, ставится порядковый входящий номер, за которым он зарегистрирован в подразделении. После рассмотрения документа руководителем подразделения его резолюция переносится на регистрационные карточки, затем регистрационная карточка 1 отдела Аппарата министра с распиской исполнителя в получении документа помещается в картотеку, а вновь заполненная карточка вместе с документом передается исполнителю.
Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в 1 отдел Аппарата министра, как правило, в течение суток, если не оговорен иной срок.
Регистрационные карточки на документы в секретариатах (канцеляриях) подразделений министерства хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
Подготовленные подразделением министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и др.), а также предложения в проекты нормативных актов, материалы к совещаниям в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.
Подготовленные подразделениями министерства проекты приказов и иных нормативных актов, а также докладные записки, справки об исполнении поручений и проекты исходящих документов представляются на рассмотрение руководства министерства, как правило, через 1 отдел Аппарата министра, где они регистрируются.
Если документы были возвращены исполнителю на доработку руководством министерства, то вновь на доклад руководству они должны быть предоставлены вместе с первоначальным вариантом.
Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.
Начальники секретариатов (канцелярий) министерства обязаны вести строгий учет и контроль за своевременным прохождением документов. В этих целях они должны 2 раза в месяц фиксировать в регистрационной карточке, в какой стадии находится рассмотрение документа (на докладе у руководства, на проработке, подготовке, у исполнителя, закончен рассмотрением, доложен, списан в дело). О ходе этой работы они обязаны регулярно докладывать руководству соответствующего подразделения.
1.5.1. Порядок обработки отправляемых документов
Исходящая корреспонденция отправляется за соответствующим регистрационным номером или номерами, по которым эти документы были зарегистрированы ранее.
Все документы, подписанные руководством министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Аппарата министра. Не допускается отправка такой корреспонденции за индексами подразделений министерства, если не оговорен иной порядок.
Неоформленные или неправильно оформленные исходящие документы подлежат возврату исполнителю.
Документ за подписью руководства министерства, направляемый во все или большинство органов внутренних дел России, размножается и отправляется секретариатом подразделения министерства, подготовившим этот документ. После чего подлинник документа с разверсткой на его рассылку передается на хранение в архив 1 отдела Аппарата министра.
На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки.
Если поставленные в документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационной карточке делается соответствующая отметка.
Копии исходящих документов заверяются работниками секретариата (канцелярии), производящими их отправку.
Копии документов, подписанных руководством министерства при личном докладе, заверяются исполнителями.
Копии исходящих документов и регистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся: - на корреспонденцию, отправленную 1 отделом Аппарата министра, в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и подразделении министерства, подготовившем документ (3-й экземпляр); - на корреспонденцию, отправленную подразделениями министерства, в этих подразделениях.
Правовые акты, подписанные руководством министерства, учитываются (регистрируются) в приказном отделении отдела обеспечения режима секретности в работе с документами и приказами (3 отдел) Аппарата министра в журналах установленной формы.
Рассылка ведомственных правовых актов по органам внутренних дел Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения.
С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел нормативными актами МВД России и создания необходимого резерва 3 отдел Аппарата министра по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения.
Отделом фельдъегерской службы производится доставка и отправка:
- всех секретных и несекретных документов за подписью руководства министерства, адресованных высшим органом государственной власти и управления Российской Федерации;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
