Главная: Рефераты

Рефераты. Проблемы и методы многоцелевого планирования






Выписка - это копия определенной части подлинного документа.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставление отметки о заверении копии.

         Таким образом, в данном разделе курсовой работы мы рассмотрели особенности организации процесса распределения полномочий между сотрудниками исследуемого предприятия ООО «Диагностика-2».

3. Системы распределений полномочий между сотрудниками предприятия.


В   некоторых   организациях   сотрудники  по  всем  вопросам  обращаются  к начальнику,  и только он принимает решения. При этом начальник демонстрирует свою  власть и получает удовлетворение от чувства собственной незаменимости, а   подчиненные   перекладывают   часть   своей   работы  и  полностью  свою ответственность  на плечи начальника. Однако эффективность такой организации труда  невелика.  Начальник  задыхается среди мелочей и не может найти время для  той  работы  (например,  по  выбору  стратегических приоритетов фирмы), которую  только  он  может выполнить, а сотрудники полубездельничают, ожидая визита к начальству.

Более  рациональна  система  «делегирования полномочий», при которой процесс принятия  решений  распределен  по  всей иерархической структуре управления.

Задачи,  стоящие  перед организацией, разбиваются на более мелкие задачи, за решение  которых  отвечают те или иные подразделения и отдельные сотрудники.

При этом каждый из них:

·        "знает  свой  маневр",  т.е.  четко  знает,  за  выполнение  какой работы отвечает;

·        знает,  какими  ресурсами  может  распоряжаться  самостоятельно,  в каких случаях имеет право обращаться за помощью к руководству;

·        знает,  что  результат его работы оценивается по тому, как он делает свое дело, и имеет представление о величине и способе вознаграждения за труд.

Таким  образом,  происходит  «распределение  полномочий»  между  менеджерами различных  уровней.  Важно, что работа каждого оценивается самим выполняемым этим  менеджером  делом, в частности, не зависит от личных взаимоотношений с начальством.  Поэтому известный отечественный менеджер и публицист Ю.И.Мухин называет такую систему распределения прав и обязанностей «делократией».

Распространенным  примером  делократии является подрядный метод, при котором подрядчик  получает  от  фирмы задание, правила приемки работы и ее оплаты в зависимости  от  качества, а также начальное финансирование, а все остальное -  набор  работников,  организация  трудового  процесса, выбор поставщиков и т.п. - дело подрядчика, а не фирмы.

Таким образом, можно констатировать, что современная компания нуждается в грамотном управлении и должна мгновенно реагировать на постоянно изменяющиеся приоритеты в деятельности. Ведения бизнеса в рыночных условиях требует от руководителей способности четко знать и оперировать трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами предприятия. Руководитель обязан постоянно быть в курсе всех условий, иметь полный доступ к необходимой деловой информации, иметь возможность контролировать и направлять деятельность сотрудников.

Для решения этих задач на ООО «Диагностика-2» была внедрена Система оперативного управления компанией "Мотив". Она призвана осуществлять поддержки групповой проектной работы современного предприятия. "Мотив" позволяет руководству и сотрудникам совместно планировать, вести мониторинг действий персонала по выполнению задач, решать вопросы координации совместной деятельности в рамках проектов предприятия.  

Функциональность программы рассчитана как на управляющий персонал, так и на обычных сотрудников. В организационной системе "Мотива" заложена система распределения полномочий между сотрудниками. Использование такой системы предполагает разграничение прав доступа к информации и ее представление в наиболее удобном формате. Это в свою очередь позволяет сотруднику сосредоточиться на выполнении задач с узкоспециализированной направленностью и, тем самым, ускорить общий процесс и оптимизировать выполнение проектов.  

С помощью системы возможны ведение гибкой системы отчётов о ходе исполнения проектов. Вся важная информация, файлы и отчеты хранятся в базе данных, которая может быть доступна руководителю в любое время. Возможность просмотра текущих результатов деятельности позволяет совместно скоординировать действия, сделать поправки и необходимые уточнения, опираясь на отчетную информацию, доступную всем участникам конкретного проекта; создать сопутствующие подзадачи, способствующие более быстрому и эффективному решению задач.  

Система "Мотив" позволяет вести мониторинг загруженности персонала, грамотно распределять трудовые ресурсы. Предусмотренное системой ведение базы персональных данных пользователей обеспечивает возможность доступа к персоналиям сотрудников, облегчит возможность взаимодействие руководителей и подчиненных вне предприятия или рабочего места.

         Мы считаем, что внедрение аналогичных систем на другие предприятия позволит существенно улучшить сам процесс распределения полномочий между разными звеньями организации, что в конечном счете улучшит функциональность организации и положительно скажется на финансовых результатах ее деятельности.

4. Понятие «Должностной инструкции».

 

         Рассмотрим, на примере Должностной инструкции финансового директора ООО «Диагностика-2», особенности структуры данного документа. Ниже приводим саму инструкции и наши комментарии к ней.

 

“УТВЕРЖДАЮ”

“___”______________________ 1999г.
Директор
______________________ /XXXXX В.В./

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ


08.09.98г.

№____________

Москва



Финансовый директор осуществляет руководство финансами с позиции совершенствования экономической деятельности Компании, направленной на достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов, формирует финансовую политику Компании.

Подбирается из числа квалифицированных специалистов, имеющих высшее экономическое образование, обладающих хорошими организаторскими способностями и стаж финансово-экономической работы на руководящих должностях не менее трех лет.

Назначается Директором Компании. Подчиняется непосредственно Директору Компании.

В работе руководствуется нормативными документами, утверждаемыми в установленном порядке: "Должностной инструкцией", "Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения", "Положением о планировании", "Положению мотивации персонала", и прочими письменными и устными указаниями Директора Компании.

Отвечает за организацию финансовой деятельности Компании, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана и эффективного использования основных фондовых и оборотных средств Компании.

Должен знать:

·        Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по организации финансового учета и составлению планово-экономической отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности Компании;

·        Структуру Компании и перспективы ее развития;

·        Порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;

·        Формы и порядок финансовых расчетов;

·        Методы анализа хозяйственно-финансовой деятельности Компании.


ФУНКЦИИ

ОБЯЗАННОСТИ

Финансово-кредитное планирование

- Информационная поддержка руководителей функциональных подразделений при разработке планов (расходов, продаж, производств, инвестиций, закупок и т.д.);
- Формирование и совершенствование системы планирования;
- Координация процесса обмена информацией между функциональными подразделениями при составлении планов;
- Проверка предлагаемых планов на полноту и правдоподобность;

- Составление на предстоящий квартал консолидированного финансового плана (сметы) по прибыли и расходам в целом по Компании на основе планов реализации товаров и услуг, предоставляемых функциональными подразделениями Компании, со всеми необходимыми расчетами;
- Доведение показателей утвержденного финансового плана (сметы) и вытекающих из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборотных средств до функциональных подразделений Компании;
- Осуществлять прогноз результатов хозяйственно-финансовой деятельности, на основании которого готовить предложения президенту Компании о внесении изменений в смету общехозяйственных расходов с целью недопущения убытков и выполнения основных показателей финансового плана;
- Определение потребности собственных оборотных средств по направлениям деятельности и производить расчет нормативов привлечения и использования оборотных средств;
- Разработка стратегии финансирования при составлении бизнес-планов;
- Планирование и введение новых или замена действующих финансовых систем с учетом задач, стоящих перед Компанией, изменениями в действующем законодательстве, учетной и налоговой политикой Компании

Финансово-оперативная работа

- Определение налоговой политики в целом по Компании и по каждому структурному подразделению, на основании этого определять учетную политику по каждому структурному подразделению;
- Определение источника финансирования проектов, реализуемых в Компании. В случае привлечения заемных средств предоставление полного расчета по срокам окупаемости проекта, план-график погашения займа и контролировать выполнение утвержденного плана;
- В установленные сроки (но не реже одного раза в месяц)составление и предоставление президенту Компании сведения о ходе выполнения основных показателей финансового плана и о финансовом состоянии Компании;
- Совместно с отделами и структурными подразделениями Общества:
принимать участие в рассмотрении претензий и санкций, предъявленных покупателями и заказчиками, принимать участие в разработке предложений по устранению недостатков, вызывающих эти претензии;
принимать участие в предъявлении претензий (совместно с юридическим отделом) поставщикам, заказчикам, кредитно-расчетным организациям, банкам, в случае невыполнения ими условий заключенных договоров, контрактов;
принимать меры (совместно с главной бухгалтерией и юридическим отделом) по своевременному и полному взысканию дебиторской задолженности с покупателей и других дебиторов Компании;
- Разработка и внедрение наиболее целесообразных форм расчетов с покупателями и поставщиками, способствующих своевременности платежей, уменьшению затрат, недопущению убытков и выполнению основных показателей финансового плана;
- Разработка и проведение залоговых, лизинговых и других финансовых операций (схем) в интересах Компании;
- Разработка и предоставление на утверждение президента Компании финансовых систем;
- Проверка отчетов, предоставляемых функциональными подразделениями на соответствие сметам и планам утвержденным на данный отчетный период на основании выводов внесение предложений о поощрении или взысканиях в соответствии с действующим "Положением о мотивации" и приложением к данному Положению.

Контрольно-аналитиче-ская работа

- Осуществление контроля:
за проводимыми финансовыми операциями в соответствии с разработанными и утвержденными схемами,
за своевременностью подачи справок и отчетов и других документов функциональным подразделениям Компании в соответствии с действующим "Положением о планировании и ведении управленческого учета",
за выполнением показателей финансового, кассового, кредитного планов, а также планов по прибыли и рентабельности,
за использованием по целевому назначению собственных и заемных оборотных средств в целом по Компании и по отдельным структурным подразделениям,
за целевым использованием банковских кредитов,
- Выявление и эффективное использование внутренних финансовых резервов и дополнительных источников финансирования;
- Сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки выполнения планов Компании;
- Установление допустимых границ отклонений плановых и фактических величин;
- Анализ отклонений и интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка предложений для уменьшения отклонений;
Контроль финансовой деятельности функциональных подразделений Компании и предоставление их руководителям рекомендации по организации и ведению финансовой работы

Управленче-ский учет

- Участие в разработке и совершенствовании системы управленческого учета;
- Унификация методов и критериев оценки деятельности компании и его подразделений на основе правленческого учета;
- Проведение периодических проверок порядка ведения бухгалтерского и управленческого учета зарубежных представительств

Консультации

- Участие в разработке проектов цен на товары, а также тарифов на услуги, выполняемые Компанией;
- Участие в определении финансовых условий при заключении хозяйственных договоров;
- Участие в работе по совершенствованию системы внутреннего документооборота и отчетности, с целью достижения максимальной оперативности, достоверности и контролируемости;
- Разработка архитектуры информационной системы. Стандартизация информационных носителей и каналов;
- Предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить контроль и управление предприятием;
- Сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решения данных;
- Разработка инструментария для планирования, контроля и принятия решений;
- Выполнение специальных функций в области экономики Компании:
сбор и анализ данных о внешней среде: рынки денег и капиталов; конъюктура отрасли;
правительственные экономические программы;
сравнение предприятия с конкурентами;
обоснование целесообразности открытия (закрытия) филиалов;
проведение калькуляции для особых заказов;
расчеты эффективности экономичности функционирования информационной системы.


Таким образом, проанализировав Должностную инструкцию финансового директора ООО «Диагностика-2» можно констатировать, что текст состоит из следующих разделов:

·        Общие положения (устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения). От занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которым он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

·        Функции (определяются направления деятельности специалиста).

·        Должностные обязанности (перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, подготавливает, рассматривает, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.);

·        Права (определяются права, предоставляемые специалисту для рассмотрения возложенных на него функций и обязанностей.

·        Ответственность (устанавливаются виды ответственности за не совершаемое и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и невыполнение предоставляемых прав).

·        Взаимоотношения. Связи по должности (перечисляется круг должностных лиц, с которыми вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов).

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом - разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

Заключение


Современные условия развития предприятий в нашей стране таковы, что им приходится работать в новой атмосфере, для которой характерна жесткая конкуренция во всех её проявлениях, в том числе в борьбе за качество и профессионализм рабочей силы. Условия деятельности любой фирмы все настойчивее диктуются рынком, а его конъюнктура предъявляет персоналу множество новых требований, среди которых быстрая реакция на спрос, борьба за потребителя, умение приспосабливаться к частым изменениям структуры производства и функциональных обязанностей, психологическая устойчивость при отсутствии гарантий на «светлое» будущее и т.п. Высокий динамизм коммерческой деятельности заставляет каждого работника постоянно заботиться о повышении своей квалификации. Значительно усложняется система мотивации и стимулирования работников в связи с жесткой увязкой материального поощрения с получаемой прибылью и другими факторами.  

Логика борьбы за выживание в условиях остроконкурентного рынка вынуждает предпринимателей коренным образом менять свою стратегию. Решающей предпосылкой конкурентоспособности является человеческий потенциал. В связи с этим в разнообразных формах происходит движение к созданию новой модели развития  и использования человеческих ресурсов. К её основным чертам относится ориентация на высококвалифицированную и инициативную рабочую силу, интегрированную в систему производства, непрерывность процесса обогащения знаний и квалификации, гибкость организации труда, делегирование ответственности сверху вниз, партнерские отношения между участниками производства, что лишний раз подтверждает актуальность исследования проблемы разграничения полномочий в организации.

 


Список использованной литературы


1.     Блинов А.О. Малое предпринимательство. Организационные и правовые основы деятельности. - 2-е изд. - М.: «Ось-89», 1998. – 336с.

2.     Догиль Л.Ф., Семенов Б.Д. Предпринимательство и малый бизнес: Учеб. пособие. – Мн.: Высш. шк., 2000. – 266с.

3.     Дорошева М.В. Нужны ли Вам такие сотрудники? – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. – 48с.

4.     Дэн Штайнхофф, Джон Берджес. Основы управления малым бизнесом: Пер. с англ. – М.: «Издательство БИНОМ», 1999. – 496с.

5.     Комаров В. «Малый» фундамент большой экономики. // Экономика и жизнь. 2004, №7.

6.     Тидор С.Н. Психология управления: от личности к команде. – Петрозаводск: «Периодика», 2002. – 256с.

7.     Уткин Э.А. Управление фирмой. – М.: «Акалис», 1996. – 516с.

8.     Хоскинг А. Курс предпринимательства: Практическое пособие: Пер. с англ. – М.: Междунар. отношения, 1993. – 352с.

9.     Якокка Л. Карьера менеджера: Пер. с англ. – М.: Прогресс, 1990. –384с.


Страницы: 1, 2



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.