Организациям, в состав которых входят обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям, как указано выше, доводится приказом руководителя организации.

Филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Установлению лимита остатка наличных денег в кассе должно уделяться особое внимание. Так, для организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная им в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной, что влечет негативные последствия: привлечение к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Как показал анализ изученной литературы, документированность каждого шага использования наличных денежных средств, осуществления кассовых операций является обязательным требованием. Несмотря на достаточно длительный период существования наличных денег и осуществления кассовых операций, законотворчество не останавливается.

На сегодняшний день существует большое количество стандартов и требований, регулирующих порядок осуществления кассовых операций на предприятиях. Многие из этих стандартов, а также различные законы, постановления и другие законодательные акты призваны обеспечить четкость и прозрачность учета наличия и движения денежных средств, а также минимизацию риска потерь денег по различным причинам (хищения, кражи, утрата по невнимательности).

При этом следует отметить постоянное изменение, дополнение существующих или ввод новых требований и стандартов. Это связано с изменением экономики, развитием научно-технического прогресса, увеличением числа и способов мошенничества и прочими причинами.

От чисто теоретического рассмотрения способов осуществления, учета и регулирования кассовых операций следует перейти к анализу действительности на примере одного из предприятий. В следующей главе нами будет предпринята попытка провести анализ ведения кассовых операций на примере обследованного предприятия ОАО «Зерноградагрохимсервис».

3. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ОСОБЕННОСТИ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОАО «ЗЕРНОГРАДАГРОХИМСЕРВИС»

3.1. Организация ведения учета денежных средств в кассе предприятия

Для осуществления операций с наличными деньгами в хозяйстве, например выдача заработной платы и подотчетных сумм, возврат неиспользованной части подотчетных сумм и уплата дополнительных услуг, оказываемых хозяйством своим работникам и сторонним лицам, а также прием и выдача наличных денег по другим причинам, в ОАО «Зерноградагрохимсервис» имеется касса и специальный работник – кассир.

Кассир является специально выделенным материально ответственным лицом, который несёт полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинён ущерб хозяйству, то он будет обязан его возместить.

Запрещается передоверять выполнение порученной кассиру работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром (болезнь и др.) все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В хозяйствах нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы (оплаты труда) на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

Администрация ОАО «Зерноградагрохимсервис» обязана создавать необходимые условия для обеспечения сохранности ценностей в кассе. Помещение кассы изолированно, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью; в кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе проводятся периодические ревизии, во время которых полностью пересчитывают наличные деньги и проверяют все прочие ценности. Эти ревизии проводят не реже одного раза в месяц и внезапно, что повышает их действенность.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает предприятию лимит остатка средств в кассе. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы (оплаты труда) от трех до пяти дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Не использованные в течение этих дней суммы подлежат депонированию, то есть сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и т.д.

Для получения денег с расчетного счета учреждения банка на основе специальных заявлений предприятия выдают чековые книжки, в которых все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в хозяйстве. Запрещается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира.

Согласно установленным требованиям, не реже одного раза в месяц в ОАО «Зерноградагрохимсервис» проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации руководитель хозяйства приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии. В хозяйстве инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию. Одновременно выясняются причины их возникновения.

Движение денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 «Касса». Счет 50 имеет два субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» в Хозяйстве учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу. В зависимости от каналов поступления денег корреспондирующими счетами могут быть: расчетный счет, прочие счета денежных средств в банке, счета учета расчетов, кредитов банка и т.п. Пример отдельных операций по поступлению денежных средств в кассу хозяйства представлен в виде следующих записей:

1. Поступили деньги в кассу со специальных счетов в банке:

дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

кредит счета 55 «Специальные счета в банках»;

2. Поступили деньги в кассу с расчетного счета:

дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

кредит счета 51 «Расчетный счет»;

3. Оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц:

дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4. Поступили деньги в кассу в порядке краткосрочного кредита:

дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

По кредиту субсчета 50-1 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы, корреспондирующими счетами являются счета затрат, учета расчетов с персоналом, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, учета денежных средств в банке и другие счета. Вот некоторые операции по выдаче денежных средств из кассы хозяйства.

1.  Внесены деньги из кассы на погашение задолженности по кредитам:

дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

2. Внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:

дебет счета 51 «Расчетные счета»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

3. Выдана заработная плата:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

4. Выданы деньги подотчетным лицам:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

5. Оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы:

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

кредит счета 50 «Касса», субсчет 1.

По субсчету 50-2 учитывают средства, вложенные в различные денежные документы: почтовые марки, оплаченные проездные билеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы наряду с денежной наличностью хранятся в кассе хозяйства, поэтому учитываются на этом счете. При их приобретении делается запись по дебету счета 50, субсчет 2, и кредиту соответствующего счета по учету денежных средств или расчетов (счета 51, 76, 69 и др.). При их расходовании или реализации делается запись по кредиту счета 50, субсчет, и дебету разных счетов в зависимости от направления: 26 «Общехозяйственные расходы» - при использовании марок, 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» - при реализации путевок и др.

Учет поступления денежных документов и их списания, как правило, оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров, так как денежные документы, как и все другие ценности, хранятся в кассе. Аналитический учет ведется в специальной книге учета денежных документов на каждый их вид.

Документом, применяемым в ОАО «Зерноградагрохимсервис» для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордерам выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «получено» и оттиском печати хозяйства. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства в кассу предприятия поступают по следующим каналам:

-        со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости;

-        в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

-        в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки и столовые;

-        в виде взносов работников в погашение задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, неиспользованных подотчетных сумм и т.д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2).

Он подписывается руководителем, главным бухгалтером кассиром и погашается штампом «ОПЛАЧЕНО». Расходный кассовый ордер в Хозяйстве выписывается в следующих случаях:

-      На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.

-      При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

-      При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.

-      При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемого клиенту.

Все приходные и расходные кассовые ордера в хозяйстве регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). При этом регистрацию приходных и расходных кассовых документов осуществляют раздельно в хронологической последовательности.

Кроме журнала регистрации, кассир записывает приходные и расходные кассовые ордера в Кассовую книгу (ф. № КО-4). Кассовая книга ОАО «Зерноградагрохимсервис» пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера.

Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, и вторые (отрывные) - служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает отчет с первичными документами главному бухгалтеру под его подпись в Кассовой книге. Учитывая небольшой объем кассовых операций, сдача отчетов кассации проводится за несколько дней, но не реже 1 раза в неделю.

Главный бухгалтер проверяет правильность оформления кассовых документов, записи в Кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью в Кассовой книге подтверждает приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров).

На основании отчета кассира соответствующие данные записывают в ведомость № la-АПК. Выдача денег из кассы в корреспонденции счетов отражается в журнале-ордере № 1-АПК. Итоги за месяц из ведомости № la-АПК и журнала-ордера № 1-АПК переносятся в Главную книгу.

Последовательность обработки и производства записей по учету денежных средств в кассе схематично можно представить в виде рис.1.

Рисунок 1 - Схема учета движения денежных средств
в кассе ОАО «Зерноградагрохимсервис»

Из рис. 1 видно, что регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции предприятия, является журнал-ордер № 1-АПК. Его используют для фиксирования кредитовых оборотов счета 50. Во второй части журнала-ордера - ведомости отражают дебетовые обороты счета 50. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.

Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам и однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) отражают общей суммой за день. Каждый отчет кассира занимает в журнале-ордере одну строку.

В разделе дебетовых оборотов накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Одновременно эти суммы отражают в соответствующих журналах-ордерах по кредитовому признаку (журналы-ордера №2,3,4 и др.). Записи по дебету счета делают аналогичным путем, т. е. на основании отчетов кассира (только в данном случае - по их приходной части) с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчетах кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за месяц, отраженный в журнале-ордере № 1-АПК. Полученное сальдо сверяют с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов (во второй части журнала-ордера) как сальдо на конец месяца.

Журнал-ордер № 1-АПК является регистром месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 с подразделением их на корреспондирующие счета переносят ежемесячно из журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу следующим образом: общий кредитовый оборот из журнала-ордера записывают в Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1-АПК по кредитовым оборотам в Главную книгу, бухгалтер по каждому корреспондирующему счету сверяет их с данными других регистров. Так, кредитовые обороты по журналу-ордеру № 1-АПК сверяются: по счету 51 - с соответствующими данными в разделе дебетовых оборотов журнала-ордера № 2-АПК, по счету 71 - с данными журнала-ордера № 7-АПК и т.д.

После сверки итоги журнала-ордера № 1-АПК разносятся в Главную книгу. Бухгалтерские записи, отраженные в журнале-ордере № 1-АПК за февраль 2007 г., показаны в табл.7.

Таблица 7 - Бухгалтерские записи в журнале-ордере № 1
ОАО «Зерноградагрохимсервис» за февраль 2007 г.