6)                          Fine Reader ;

7)                          Outlook Express;

8)                          Win RAR, Win ZIP;

9)                          «1С:Предприятие»  версия 8.0.

  1.4. Описание  автоматизированной системы «1 С: Предприятие»

версии 8.0, внедренной в ООО «КамЭнергоРемонт»

Система "1С:Предприятие" предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение "1С:Управление производственным предприятием 8"), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета ("1С:Бухгалтерия"), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами , разнообразные отраслевые и специализированные решения , разработанные как самой фирмой "1С", так и ее партнерами.

Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С:Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.

  1.4.1.Комплексное решение «Управление производственным

предприятием»

  Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ООО «КамЭнергоРемонт» содержит два прикладных решения:

· «Управление производственным предприятием»;

· «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.

8 Многие компании1С-франчайзи оказывают комплексные услуги по автоматизации на базе разработанной ею платформы «1С Предаприятие». Но в виду высокой их стоимости  ООО «КЭР» разрабатывают модуль самостоятельно.

  1.4.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»9

  Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»

             Справочник «Контрагенты» представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с клиентами и организациями, все сотрудники предприятия имеют доступ к справочнику. Подразделения, ответственные за формирование, редактирование и создание контактов – юридический отдел, отдел маркетинга.

             Справочник содержит следующие закладки:

- Общие сведения о контрагенте (полное юридическое наименование, сокращенное, банковские реквизиты, город, регион, головная организация);

- дополнительные данные (юридический, фактический и почтовый адрес, сведения о руководителях, контактные телефоны);

- договоры, контактные лица (номера договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора, статус организации – подрядчик, субподрядчик, ген. подрядчик, наименование подразделения, которое осуществляет работу с данным контрагентом). 

  Для удобства пользования данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, налоговые органы, государственные органы и бюджетные организации, прочие.          

  Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:

- бланки документов;

- документы предприятия (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т.д.);

____________________________________

9 Проект положения об автоматизации документационного обеспечения управления в                                     ООО «КамЭнергоРемонт».

- справочники номеров телефонов работников ООО «КЭР»;

- инструкции по работе с системой.

В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.

Второй этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.

Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.

  На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:

1)                          И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае не установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;

2)                           регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам  и сбою в нумерации;

3)                          регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;

4)                          нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;

5)                          при регистрации необходимо сканирование, сканеры в большинстве подразделений отсутствуют.

После регистрации документа секретарь (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте  исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.

Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.

  1.4.3. Предложения по организации разработки модуля

«Управление документацией»

Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:

1.                           Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов  предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией ) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за  отдельные виды работ.

2.                           Разработать оргпроект с составлением схем  и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются  шаблоны. Эти мероприятия  позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.

При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.

3.                           Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.

После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:

4.                           Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.

5.                           Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.

6.                           Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.

  Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля – очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают  ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.

  Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» - выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.

  Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения  необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.

Вывод по главе 1

Таким образом, была дана характеристика предприятия ООО «КамЭнергоРемонт». Это крупное промышленное предприятие с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства  осуществляют секретарь и делопроизводитель.

  Так как предприятие  имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность  и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».

  Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С:Предприятие версии 8.0», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

  На предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать  работу с документами на участках.

  При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности  из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.

В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия,  решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

Глава 2. Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ООО «КамЭнергоРемонт»

  2.1.Составление перечня предъявляемых основных

функциональных и системно – технических требований к системе

автоматизации ДОУ

  Функциональные и системно-технические  требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии госу­дарственным нормативным актам и корпоратив­ным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользо­вания системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.

  Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице: