Приходные ордера и квитанции к ним, а также расходные ордера и заменяющие их документы, должны быть заполнены бухгалтерской службой четко и ясно чернилами или пастой шариковых ручек, или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается.
В расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Расходные ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим наличные деньги.
При получении приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:
1) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе - разрешительной подписи индивидуального предпринимателя или руководителя организации или лица, его заменяющего;
2) правильность оформления документов;
3) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.
Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложениями подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
Расходные ордера, оформленные на платежных ведомостях на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.
Порядок ведения кассовой книги и правила хранения денег
Для осуществления расчетов наличными деньгами индивидуальный предприниматель или организация должны вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью индивидуального предпринимателя или организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями индивидуального предпринимателя или руководителя организации, главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправление ошибки в книге должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты исправления.
При автоматизированном способе ведения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги. Кассовая книга, распечатанная на бумажных носителях, брошюруется в хронологическом порядке.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи наличных денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег в кассе и передает в бухгалтерскую службу отчет кассира (второй отрывной лист записей в кассовой книге за день) с приложением приходных и расходных кассовых документов под расписку в кассовой книге. Одновременно кассир сверяет остаток наличных денег в кассе с фактическим наличием денег.
Выдача наличных денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном ордере или в другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не оправданные приходными ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход индивидуального предпринимателя или организации.
Контроль за правильным и своевременным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.
Назначение на работу кассира оформляется приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации. С кассиром заключается письменный договор о его полной материальной ответственности.
В организациях с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира его обязанности может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя организации.
Организация для осуществления расчетов наличными деньгами должна иметь кассу. Касса - это специально оборудованное в соответствии с техническими требованиями для обеспечения сохранности наличных денег и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.
Индивидуальные предприниматели и организации с численностью наемных работников не более десяти человек, являющиеся субъектами малого предпринимательства могут не иметь специально оборудованное и изолированное помещение кассы, при условии наличия несгораемых металлических шкафов, которые подлежат ежедневному опечатыванию.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны.
Все наличные деньги, чеки, бланки строгой отчетности и ценные бумаги хранятся, как правило, в сейфах или несгораемых металлических шкафах. Ключи от металлических шкафов, печати и ключи от помещения кассы хранятся у кассира.
В сейфе (металлическом ящике) кассы не хранятся наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие индивидуальному предпринимателю или организации.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир осматривает сохранность вверенного ему имущества.
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей и решеток кассир докладывает об этом руководству организации, которое сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия сотрудников полиции.
В этом случае руководитель организации или лицо его заменяющее, главный бухгалтер, а также кассир после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - остается у организации.
В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу индивидуального предпринимателя или руководителя организации. С этим работником заключается письменный договор о его полной материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другие причины) находящиеся у него в подотчете ценности немедленно пересчитываются другим лицом, которому они передаются, в присутствии комиссии из лиц, назначенных индивидуальным предпринимателем или руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц в двух экземплярах.
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
В сроки, установленные руководителем организации производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех наличных денег и проверкой чеков и ценных бумаг, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая по результатам ревизии составляет акт в двух экземплярах.
При обнаружении ревизией в кассе недостачи или излишка в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
5. Учет запасов
В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материалов в производстве при большом ассортименте запасов разрабатывается номенклатура потребляемых материалов по их однородным признакам. Каждому наименованию, сорту запасов присваивается условное цифровое обозначение – номенклатурный номер, который затем проставляется во всех документах по наличию и движению запасов.
Для учета движения запасов на складе по каждому сорту, виду и размеру применяется карточка учета запасов, которая заполняется на каждый номенклатурный номер запасов (при его наличии) и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Доверенность применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного индивидуального предпринимателя или организации при получении запасов. Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор материальной ответственности, срок действия доверенности составляет 10 календарных дней. Доверенность подписывается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, на это уполномоченным, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении, который хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей. Все страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью индивидуального предпринимателя или организации.
Для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер. В день поступления запасов на склад материально ответственное лицо составляет приходный ордер в одном экземпляре.
Для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов, применяется акт о приемке запасов. Комиссия, назначенная приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации, составляет акт в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.
Для учета движения запасов внутри организации и их отпуска на сторону применяется накладная на внутреннее перемещение материалов.
Накладная на отпуск запасов на сторону применяется для учета отпуска запасов на сторону.
Акт списания запасов применяется для учета запасов, подлежащих списанию вследствие порчи, боя, лома запасов, а также вследствие выявления недостач и потерь запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства. Оформленный акт является основанием для списания с подотчета материально ответственных лиц стоимости этих запасов и возмещения за счет виновных лиц. Составляется и подписывается членами комиссии в двух экземплярах. Первый экземпляр акта направляется в бухгалтерскую службу, второй остается в подразделении.
Для оформления оприходования запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяется акт об оприходовании запасов, полученных при разборке и демонтаже недвижимости, зданий и оборудования. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий – у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.
Ведомость учета остатков запасов на складе ведется при учете запасов по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерской службой. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.
6. Учет основных средств
Инвентарная карточка учета основных средств ведется в бухгалтерской службе на каждый объект основных средств. Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта основных средств, его перемещение, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию. Инвентарная карточка содержит основные качественные и количественные показатели объекта основных средств, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления.
Инвентарные номера присваиваются объектам основных средств по мере их поступления по порядково-серийной системе.
Для учета ввода объектов основных средств в эксплуатацию за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством оформляться в особом порядке, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации, применяется акт приемки – передачи основных средств. Акт составляется в двух экземплярах на каждый отдельный объект или компонент объекта. Оформленный акт с приложенной технической документацией передается в бухгалтерскую службу, подписывается главным бухгалтером и утверждается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицами, на это уполномоченными.
Для учета ввода группы (компонентов) объектов основных средств в эксплуатацию за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством оформляться в особом порядке, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации применяется акт приемки – передачи групп объектов основных средств.
Для оформления внутреннего перемещения объекта или группы объектов основных средств из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи объекта или группы объектов основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию применяется накладная на внутреннее перемещение основных средств. Накладная выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерскую службу, второй структурному подразделению организации-сдатчика.
Для оформления приемки-передачи основных средств (компонентов основных средств) из ремонта, реконструкции (модернизации) применяется акт приемки – передачи отремонтированных, реконструированных (модернизированных) основных средств. Акт, подписанный материально ответственным работником индивидуального предпринимателя или организации – заказчика, на прием основных средств, и представителем организации исполнителя производившей ремонт, реконструкцию (модернизацию), составляется в двух экземплярах. В технический паспорт соответствующего основного средства должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией (модернизацией). Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации – заказчика.
Для оформления полного или частичного (выбытия) списания объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) применяется акт на выбытие (списание) основных средств. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу для снятия основных средств с учета, второй - остается у лица, ответственного за сохранность данного объекта и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т. п.
Акт на списание автотранспортных средств применяется для оформления списания автотранспорта. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации, утверждается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта, с документом, подтверждающим снятие с учета в органах дорожной полиции передается в бухгалтерскую службу, второй экземпляр акта остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации запасов и металлолома, оставшихся в результате списания.
Для учета арендованных объектов основных средств применяется карточка учета арендованных (долгосрочно-арендованных) основных средств.
Для пообъектного учета объектов основных средств в местах их нахождения (эксплуатации) по материально ответственным лицам применяется инвентарный список основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации). Данные пообъектного учета основных средств по месту нахождения (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках учета, ведущихся в бухгалтерской службе.
Для оформления поступившего на склад оборудования для установки применяется акт о приеме (поступлении) оборудования. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией.
При передаче оборудования монтажным организациям оформляется акт о приемке-передачи оборудования в монтаж. При осуществлении монтажных работ подрядным способом создается приемная комиссия, в состав которой входят представитель организации, осуществлявшей доставку оборудования, также представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается в акте, и ему передается копия акта.
При обнаружении дефектов в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования применяется акт о выявленных дефектах оборудования.
7. Инвентаризация
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год.
Индивидуальные предприниматели и организации с численностью работников не более двадцати пяти человек, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут самостоятельно определять порядок и сроки проведения инвентаризации.
Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его местонахождения, а также не принадлежащее индивидуальному предпринимателю или организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное согласно договору, полученное для переработки, принятое на комиссию), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам, и все виды обязательств.
В зависимости от степени охвата проверкой активов и обязательств различают полную, частичную, выборочную инвентаризацию.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения активы и обязательства. Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов активов и обязательств.
В зависимости от сроков проведения инвентаризации различают плановые (в установленные сроки), внеплановые (по мере необходимости), внезапные (по распоряжению вышестоящих органов, по требованию государственных органов в соответствии с их компетенцией, собственников, руководства организации).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
