Функциональная схема
Основной принцип - ведение учета проводимых компанией операций с ЦБ в денежном и количественном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в регистрах внутреннего учета.
Функциональная схема системы определяется документооборотом. Все документы системы имеют реквизит «Состояние», отражающий этапы обработки самого документа и связанных с ним операций. Основные документы системы: Договор клиента ( заявка клиента). Электронный документ системы, содержащий ключевые реквизиты договора клиента и компанией или его разовой заявки на проведение операций с ЦБ, необходимые для заключения сделки и произведения расчетов с клиентом. По сути является документом-основанием для формирования поручения на операцию с ЦБ. Для отражения договора, заключенного компанией со сторонней компанией в качестве инвестора (разновидность дилерской операции) описывается второй вид данного документа, где в качестве клиента выступает компания, а в качестве контрагента по договору - сторонняя компания с описанием алгоритма образования комиссионной суммы. В этом случае не формируется документ «Поручение», а отчет о совершенной сделке вводится как сделка, не требующая исполнения, а только окончательного финансового расчета по договору. Поручение. Электронный документ системы, имеющий две «Стороны видимости». Со стороны менеджера счета клиента он виден как «Поручение клиента» и содержит информацию о клиенте и условиях проведения операции с ЦБ. Формирование клиентского поручения производится только со ссылкой на документ-основание - договор. Со стороны трейдера данный документ виден как «Поручение на сделку» и содержит лишь информацию, необходимую для заключения сделки на фондовом рынке. Таким образом возможно создание «китайской стены». Исключение составляют лишь поручения на сделку по определенным ЦБ, в которых не обойтись без указания клиента ( например, гос.бумаги на ММВБ), но в этом случае показывается только код инвестора из договора. Приоритеты поручений выставляются пользователем, формирующим поручение. Дилерские поручения по умолчанию имеют приоритет =0, а клиентские =1. Тикет. Электронный документ, содержащий информацию о заключенной сделке. Независимо от того, дается ли поручение клиентом по телефону или лично в его присутствии, поручение на сделку обязательно должно быть оформлено. Исключение могут составлять дилерские сделки, проводимые трейдером в рамках его полномочий. Вод тикетов в систему совершается дважды - старшим трейдером и специалистом раздела Back-office, что позволяет произвести двойную сверку. Тикет, прошедший двойную сверку является первичным документом для раздела Back-office. Настройкой можно определить режим сверки - через двойной ввод или через подтверждение. Второй вариант считается облегченным. Нумерация тикета уникальна в течении операционного дня. Префиксом считается дата операционного дня. Сделка. Электронный документ, автоматически формируемый на основе сверенного тикета. Содержит информацию, необходимую для сверки и исполнения заключенной сделки. Ручной ввод сделки возможен только в случае, если сделка была проведена в рамках договора, заключенного компанией со сторонней компанией в качестве инвестора и является отражением отчета сторонней компании о совершенной сделке. Договор сделки (договор купли-продажи). Электронный документ, содержащий ключевые реквизиты договора по сделке между контрагентами ( или подтверждение сделки, заключенной сторонней компанией по договору в котором компания является инвестором-клиентом). Состояние договора «заключен» позволяет перевести связанный с ним документ сделки в состояние «К исполнению». Если сделка не переведена в состояние «К исполнению», то заключенный договор может быть изменен. Изменению подлежит информация о сторонах сделки, финансовых счетах и подписантах. Если изменяется внешняя сторона, то это не влечет за собой каких-либо препятствий. Если вместо компании проставляется кто-либо другой, то сделка становится клиентской и требует доработки в части открытия этому третьему лицу бэк-офисного счета (при необходимости) и оформления договора, в рамки которого и переводится данная сделка. Только после проведенных изменений новый договор может быть подписан и сделка переведена в состояние «К исполнению». Если уже были проведены изменения по исполнению сделки, то «переписать» договор невозможно. Код договора (контракта) остается старым. Внутренний мемоордер (ВМО). Электронный документ, исполнение которого изменяет остатки на внутренних счетах аналитического учета и отражает некую операцию, произведенную для исполнения сделки (платеж, получение документов для перерегистрации и.т.д). Список ВМО, относящихся к одной сделке обязательно имеет ссылку на ее системный номер. Распоряжение. Внутренний информационный документ, связанный по ссылке со сделкой и формируемый для связи с «внешними» структурами - собственной расчетной системой, перерегистраторами, своим и сторонними депозитариями. Отметка об исполнении данного распоряжения влечет порождение (по- возможности автоматическое) ВМО.
В системе предусмотрено ведение следующих журналов: журнал сделок; журнал ежедневного учета ценных бумаг; книга учета ценных бумаг; журнал ежедневного учета денежных средств; журнал (ведомость) денежных средств; журнал учета дилерских операций.
Содержание строк вышеуказанных журналов соответствует документу - «Стандарты внутреннего учета операций с ценными бумагами для брокерско- дилерских компаний - членов НАУФОР.
Отчетность клиенту и руководству формируется в системе на основе использования инструмента «Генератор отчетов», что позволяет корректировать выходные формы отчетов при изменении текущих стандартов и законодательства.
Технология
Принципы и правила. Предполагается, что в рамках системы существует устойчивое разделение функций между разделами. Реализуется принцип единого информационного пространства, т.е. вся текущая информация (внутреннего и внешнего происхождения) должна быть доступна в необходимом объеме лицам, принимающим тактические, стратегические и политические решения о купле/продаже. Предполагается, что учет сделок производится в системе внутреннего аналитического учета автономно относительно внешних расчетной и депозитарной систем.
Сделка имеет следующие состояния: «Принята», «Сверена», «К исполнению», «Завершена», «Отработана», «Отменена», «На возврат», «Развалена».
Документ «Сделка» автоматически формируется на основании сверенных тикетов по принципу двойного ввода: сверяются тикеты, введенные трейдером и тикеты, введенные в разделе Back-office на основании бумажных тикетов, переданных старшим трейдером в Back-office. В этом состоянии сделка может быть откорректирована при сверке и переведена в состояние «Сверена».
Состояние «Сверена» позволяет сформировать «Договор сделки» и, при изменении его состояния на «Заключен» перевести сделку в состояние «К исполнению».
Состояние «К исполнению» не позволяет удалять и корректировать условия заключения сделки. Данное состояние инициирует формирование ВМО, определяющее исходное состояние обязательств до исполнения сделки. Дальнейшие этапы исполнения сделки определяются по перечню связанных с эти документом ВМО и наличием остатков на счетах внутреннего учета как по ценным бумагам, так и по финансовым расчетам, поскольку все направления исполнения сделки- бухгалтерия (оплата), поставка ЦБ и перерегистрация ЦБ - возможны одновременно.
По достижению определенного «конечного» положения сделки (наличия остатков на определенных внутренних счетах, говорящих об исполнении всех обязательств между контрагентами сделки) сделка переводится в состояние «Завершена».
По проведению расчетов с клиентом или отнесению расходов по завершению дилерской операции сделка переводится в состояние «Отработана».
Состояние «Отменена» сделке присваивается согласно регламента возможности отмены сделки с указанием причины отмены. Удалению не подлежит.
Состояние «На возврат» сделке присваивается в том случае, если сделка имела состояние «К исполнению», но в связи с обстоятельствами не может быть завершена и принимается решение о прекращении дальнейшего исполнения сделки. Обязательно указание причины изменения состояния. В этом состоянии сделка находится все время, пока не отрегулируются претензии сторон. Удалению не подлежит.
Состояние «Развалено» присваивается сделке, находящейся в состоянии «На возврат» после урегулирования всех претензий сторон неисполненной сделки. Конечное состояние, позволяющее снять с учета обязательства по сделке.
Описание операций
Список и описание операций напрямую связан с функциями, выполняемыми специалистами выделенных выше разделов. Исходя из принципа устойчивого разделения функций между разделами краткий перечень операций по разделам включает: а) Administration Ведение установок системы. Ведение журналов жизнедеятельности системы. Ведение словарей системы. Определение прав и лимитов пользователей системы Формирование отчетности руководству по балансу внутренней системы учета б) Trading Первичный ввод досье контрагентов Ввод поручений на сделку/клиента в рамках полномочий Контроль не принятых к исполнению поручений на сделку Отказ в исполнении поручения на сделку Ввод тикетов в) Sales, Asset Management Ввод и корректировка досье клиентов Открытие счетов внутреннего аналитического учета клиентам Ведение договоров клиентов Формирование поручений клиента Контроль исполнения поручений клиента Контроль состояния счетов внутреннего учета клиентов Отчетность перед клиентами г) Back-office Ввод тикетов Корректировка досье контрагентов Открытие внутренних счетов аналитического учета контрагентам и компаниям Формирование подтверждения клиенту Формирование подтверждения контрагенту Корректировка сделки Формирование и корректировка договора сделки Формирование ВМО сделки как отражения проведенных операций поставки, оплаты, перерегистрации прав собственности Формирование и контроль исполнения документов- распоряжений Контроль исполнения сделки Контроль ведения журналов Формирование отчетности руководству Система соответствует стандартам НАУФОР. Не сертифицирована.
3.5 Система автоматизации внутреннего учета операций с ценными бумагами
- СФЕРА (ЛоРент, Москва)
Предназначена для автоматизации подразделений, ведущих внутренний учет операций на рынке ценных бумаг.
Позволяет организовать легко настраиваемую технологическую цепочку создания и оформления необходимой документации в соответствии с положениями ФКЦБ и стандартами НАУФОР для банков и финансовых компаний - профессиональных участников рынка ценных бумаг.
Предоставляет в распоряжение специалистов учетных отделов мощные и гибкие инструменты, делающие их работу максимально эффективной и эргономичной.
Задачи, решаемые системой: ведение базы данных клиентов компании, контрагентов, торговых систем и эмитентов; ведение электронных журналов заключенных сделок; ведение базы данных заключенных договоров, контроль их состояний; учет находящихся в наличии ценных бумаг; учет движения денежных средств, расчет курсовых разниц; улаживания сделок, включая их планирование и контроль прохождения различных этапов оформления; мониторинг счетов клиентов; учет брокерских и дилерских операций; переоценка портфеля бумаг, расчет прибылей и убытков; формирование аналитической информации; подготовка необходимой отчетности.
«Сфера» представляет собой открытое и масштабируемое решение, являющееся оптимальным по ряду критериев для небольших и средних компаний. Аргументы: Установка и эксплуатация системы предполагает минимум затрат. В зависимости от объема совершаемых операций Пользователь может распределить различные функции системы на несколько рабочих мест, либо эксплуатировать локальную версию. Разработчик может предоставить специалистам Пользователя структуру базы данных и инструмент создания собственных SQL - запросов . Компания - разработчик открыта для сотрудничества и расширяет возможности системы в соответствии с пожеланиями потребителей.
Краткое описание функций различных рабочих мест системы: Отдел клиентской документации, сотрудник: 45. заполнение карты клиента; 46. формирование отчетов о проведенных операциях и состоянии счета депо клиента. Торговый отдел, трейдер: 47. ввод данных о совершенных сделках. Отдел учета, сотрудник: 48. формирование журнала сделок; 49. оформление договоров, контроль их состояния; 50. выполнение необходимых проводок; 51. формирование необходимой отчетности. Отдел учета, руководитель: 52. контроль и мониторинг всей технологической цепочки; 53. закрытие рабочего дня.
«Сфера» допускает произвольное перераспределение функций сотрудников, а также увеличение или уменьшение количества рабочих мест в соответствии с потребностями пользователя.
Соответствует стандартам НАУФОР, не сертифицирована .
3.6 Система учета "ЦБ-Офис"
Цели системы и постановка задачи
Разработчики системы ставили своей целью создать автоматизированную систему, позволяющую решать следующий перечень задач: ведение единой базы всех участников рынка ценных бумаг: индивидуальных и институциональных клиентов компании, контрагентов, торговых систем и депозитариев
оперативная регистрация первичных документов: поручений клиентов, тикетов, информации по банковским и депозитарным выпискам
оперативный учет договоров: ведение единой базы данных договоров, контроль состояния договора и выполнения условий договора
оперативный учет сделок: планирование выполнения сделок, отслеживание контрольных сроков
оперативный учет движения денег и ценных бумаг;
ведение денежных счетов и счетов депо клиентов, ведение оперативного учета собственных средств компании; подготовка плановых балансов подготовка регулярных внутренних и внешних отчетов в стандартах НАУФОР и ФКЦБ согласование результатов внутреннего учета и результатов учета бухгалтерии.
Функции отделов и сотрудников:
Сотрудник клиентского отдела: регистрация новых клиентов, ввод поручений клиентов, формирование отчетов Клиентам и передача их непосредственно клиенту, контроль текущего состояния счетов клиента и результатов переоценки, принятие решений по управлению портфелем, ввод поручений на выполнение операций.
Трейдер: ввод в систему данных о результатах торгов.
Менеджер счета: контроль текущего состояния счетов клиента и результатов переоценки, принятие решений по управлению портфелем, ввод поручений на выполнение операций.
Сотрудник отдела учета: составление сводной заявки, контроль обеспечения денежными средствами, регистрация сделок и выполнение проводок по счетам, закрытие торгового дня, подготовка форм внутренней и внешней отчетности.
Сотрудник отдела расчетов: ввод в систему данных о движении денежных средств, выполнение денежных расчетов.
Сотрудник бухгалтерии: ведение собственного учета движения денег и ценных бумаг, сравнение результатов двух систем учета: автоматизированной системы внутреннего учета и системы учета бухгалтерии.
Генеральный менеджер: оперативное получение информации о состоянии собственных активов компании и контроль за соблюдением внутренней технологической дисциплины.
Кроме того:
система спроектирована таким образом., что допускает не только свободное перераспределение обязанностей между отдельными рабочими местами, а также и сокращение их числа за счет объединения нескольких функций на одном рабочем месте; если количество клиентов компании невелико или число сделок за один день не превышает десяти, то возможна организация работы с использованием только одного рабочего места; во вторую очередь системы будут включены специализированные функции поддержки деятельности менеджеров счетов и Генерального менеджера компании. В настоящее время эти лица могут пользоваться общедоступными штатными средствами системы, позволяющими получить полноценную информацию о состоянии счетов.
Система “ЦБ ОФИС” позволяет реализовать следующие операции:
Ввод поданных поручений на операции с ценными бумагами; Оперативное предоставление информации о наличии средств инвестора (на личном счету, в торговой системе, денег в пути) и ценных бумаг, необходимых для обеспечения каждого поручения; Составление сводной заявки с документированием факта обеспечения или необеспечения конкретных поручений деньгами и ценными бумагами; Ввод информации об исполнении поручений; Закрытие торгового дня и формирование отчетов об исполнении поручений
Результат обзора программных продуктов.
При обзоре функциональных возможностей программных продуктов представленных на рынке были выявлены их некоторые общие функции и задачи. По моему мнению рассмотренные программные продукты являются сверх универсальными, а соответственно сложными и дорогостоящими, и в данном случае конкретно для данного предприятия является более целесообразным создание собственного специализированного именно для компании подобного типа и размера программного продукта.
4 Описание информационной системы внутреннего учёта ценных бумаг в инвестиционной компании
4.1 Состояние исследуемого объекта
4.1.1 Документооборот в инвестиционной компании
Схема движения документов между основными подразделениями инвестиционной компании представлены на рисунке 4.1:
Рисунок 4.1
Бэк-офис является учетно-контролирующим звеном компании, следящим за выполнением взятых по сделкам обязательств и ведущим учёт ЦБ. Правильно организованная работа бэк-офиса позволяет компании экономить как время, так и деньги за счёт своевременно получаемой информации о состоянии портфеля ЦБ .
4.1.2 Основные задачи системы:
На основе обзора программных комплексов были выявлены следующие основные задачи информационной системы по учету операций с ценными бумагами в бэк - офисе. ведение базы данных клиентов компании, контрагентов, торговых систем и эмитентов; ведение электронных журналов заключенных сделок; ведение базы данных заключенных договоров, контроль их состояний; учет находящихся в наличии ценных бумаг; улаживания сделок, прохождения различных этапов оформления; учет брокерских и дилерских операций; формирование аналитической информации; подготовка необходимой отчетности по стандарту НАУФОР
54. Книга учета ЦБ
55. Журнал учета ЦБ
56. Книга учета денежных средств
57. Журнал учета денежных средств
58. Журнал учета дилерских операций
4.1.3 Модель системы
Для разработки информационной системы учёта ЦБ бэк-офисом в её основу планируется положить следующую модель представленную на рисунке 4.2 . Она характеризует основные компоненты системы , входные и выходные потоки.
Рисунок 4.2
Как видно из рисунка ядро системы состоит из двух основных частей:
1) Журнал учёта операций – содержащий сведения о договорах купли- продажи, регистрации и агентских договорах между лицами различных форм собственности;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
