На третьем этапе руководство должно выбрать одну из трех линий поведения : ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления в администрации действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с целями, предусмотренными в постановлениях и распоряжениях. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что цели, установленные в распорядительных документах достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившиеся один раз, повторится снова. Если система контроля показала, что какое-то постановление или распоряжение исполняется хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя цикл контроля.

Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. Но поскольку, однако, большая часть работы по выполнению документов в администрации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Важно подчеркнуть, что причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина и что вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочетание различных факторов. Поэтому нельзя выбрать какое-то одно корректирующее действие только потому, что оно решает возникшую проблему.
Прежде, чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношение к данной проблеме, внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения администрации так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет и другие. Вот почему надо вначале убедиться, что предпринимаемое корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их разрешить.

Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными или ошибочными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Часто случается так, что система контроля указывает на необходимость пересмотра планов. Это может случиться при изменении экономических, социальных и других условий.
Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, делают тщетными стремления сотрудников достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию.

Во второй главе рассмотрены виды, а также этапы процесса контроля за исполнением распорядительных документов, существующие положительные и отрицательные стороны контроля.

В заключении можно сказать, что контроль за исполнением - это процесс обеспечения достижения целей, предусмотренных в распорядительных документах, включающий предварительный, текущий и заключительный контроль на разных этапах исполнения документов. Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отображать общие приоритеты руководства администрации и поддерживать их.

Федеральный Закон от 31 июля 1995 года № 119-ФЗ “Об основах государственной службы в Российской Федерации”[35] подчеркивает, что контроль и проверка исполнения эффективны лишь в том случае, если являются составной частью работы с кадрами.

В связи с этим хотелось бы подчеркнуть, что главная задача контрольной работы в администрации субъекта федерации - обеспечение действенности принимаемых решений, реализации задуманных планов в заданные сроки и нацеленность на практические результаты.

3. ОСНОВНЫЕ ЗВЕНЬЯ СИСТЕМЫ ОРГАНОВ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ

ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ( ПРАВИТЕЛЬСТВА) КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

В органах государственной власти Краснодарского края, как и во всех субъектах Российской Федерации, осуществляют свою деятельность целый ряд контролирующих органов. Это контрольно-счетная палата Краснодарского края, образуемая Законодательным Собрание Краснодарского края и подотчетная ему, органы прокуратуры и юстиции, контрольно-ревизионное управление и другие территориальные подразделения федеральных контрольных органов в
Краснодарском крае. Функционируют они в специально отведенных для них рамках. Мы не будем рассматривать все эти органы, а ограничимся органами контроля за исполнением служебных документов администрации Краснодарского края. Администрация края в целом имеет сложную и разветвленную структуру, состоящую из аппарата главы администрации края и правительства края. В составе администрации края функционируют департаменты, управления, комитеты и отделы. Если рассматривать структуру администрации, то сразу бросается в глаза, что это линейно-функциональная структура с большим числом уровней управления. Вся структура администрации сверху вниз пронизана контролем, где каждый вышестоящий уровень контролирует нижестоящий. (приложение 2)

Кроме того в структуре имеются особо выделенные элементы системы контроля:

1. Отдел по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации края осуществляет:

- учет контролируемых документов, поручений главы администрации и председателя правительства края, данных ими на планерных совещаниях и ход их исполнения;

- анализ результатов исполнения и исполнительской дисциплины;

- по поручению руководства администрации, правительства края и инициативно проверяет выполнение отдельных распорядительных документов.

2. Контрольно-аналитическое управление администрации Краснодарского края, подчиненное непосредственно главе администрации края и председателю правительства. Это управление выполняет функции контроля за хозяйственной и финансовой деятельностью предприятий, организаций и территориальных административных органов администрации края. (приложение 3)

3.1. Отдел по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации Краснодарского края

На отдел по контролю за исполнением служебных документов возложена организация и координация работы по контролю за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации и председателя правительства края, а также реализация конкретных мер по повышению персональной ответственности должностных лиц и государственных служащих за своевременность и полноту выполнения распорядительных документов.

Отдел по контролю за исполнением служебных документов является одним из органов системы линейного контроля, который согласно структуре аппарата краевой администрации входит в организационное управление. Организационное управление находится в прямом подчинении главы администрации края, а непосредственно подчиняется заместителю главы администрации по работе с кадрами, органами местного самоуправления, СМИ, взаимодействию с политическими партиями и общественными объединениями. Эта подчиненность не случайна, так как организационное управление организует мероприятия, проводимые с участием главы администрации и председателя правительства края, координирует деятельность структурных подразделений администрации, отвечающих за обеспечение содержательной части мероприятий, проводимых с участием руководства края, составляет текущие и преспективные планы работы.
Кроме этого управление занимается формированием и обучением кадрового резерва органов государственного управления, ведением учета, отчетности и анализом исполнения распорядительных документов, а также организацией проверок исполнительской дисциплины в департаментах, управлениях, комитетах и отделах администрации края. Главная задача организационного управления - помочь руководству края в принятиии и реализации управленческих решений.
Здесь прослеживается попытка администрации создать систему обратной связи.
Управление должно осуществляться с учетом анализа критических материалов, публикуемых в СМИ, недостатков, отмеченных представителями политических партий и общественных объединений, мониторинга мнения населения края.
Умение правильно и конструктивно реагировать на критические материалы, способность администрации поддерживать деловые контакты с оппонентами является одним из важных показателей состояния контроля и исполнительской дисциплины.

Структура организационного управления:

Управление организационно состоит из отдела кадров, отдела по контролю за исполнением служебных документов, отдела профессиональной подготовки государственных служащих, инструкторов, подчиняющихся непосредственно начальнику управления. (рис. 3.1.)

Объединение отдела по контролю , отдела кадров и отдела по профессиональной подготовке государственных служащих в одном управлении кажется правильным, так как люди являются неотъемлемым элементом контроля.
Более того при разработке системы контроля нужно принимать во внимание поведение людей.

Начальник управления

Зам. начальника
Зам. начальника по кадрам по конторолю инструкторы

отдел кадров отдел по отдел по профессиональной контролю за подготовке исполнением государственных служебных служащих документов

Рис. 3.1. Структура организационного управления

Объединение отдела по контролю , отдела кадров и отдела по профессиональной подготовке государственных служащих в одном управлении кажется правильным, так как люди являются неотъемлемым элементом контроля.
Более того при разработке системы контроля нужно принимать во внимание поведение людей. Система контроля помогает определить профессиональные качества, необходимые сотрудникам, установить стандарты, используемые для оценки их деятельности, построить систему вознаграждений и наказаний на основании полученных результатов работы. Сотрудники, на которых распространяется система контроля должны быть заинтересованы в предложении видов и форм контроля для того, чтобы их труд оценивался на основании реальных стандартов. При разработке процедуры контроля принимается во внимание поведение сотрудников департаментов, управлений, комитетов и отделов, которые являются непосредственными исполнителями распорядительных документов. В администрации края руководство сделало процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации.
Основная идея такой наглядности состоит не в том, чтобы фиксировать ошибки, а в том, чтобы предотвратить их. В свою очередь это увеличивает возможности контроля максимально сближать реальные результаты с намеченными. Но при этом возникает ситуация, когда сотрудники организации знают, что их ошибки и достижения в тех областях, где установлены четкие стандарты и выполняется процедура контроля, послужат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Другими словами, можно сказать, что появляется тенденция сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобные измерения не проводятся.

В нашем случае сотрудники уделяют основное внимание делопроизводству, срокам исполнения всего постановления или отдельных его пунктов, которые тщательно контролируются отделом по контролю. Содержательная часть и глубинная суть исполнения документа не подвержены столь глубокому контролю, а значит остаются без должного внимания исполнителей. Можно сказать, что односторонний контроль обеспечивает эффективное достижение какой-либо определенной цели, но в то же время препятствует достижению интегральных целей организации во многих важных областях.

Другой поведенческий эффект контроля заключается в том, что он побуждает людей выдавать организации непригодную информацию. При разработке проекта распоряжений и постановлений администрации подразделения могут стараться устанавливать заниженные показатели достижения цели и завышенные сроки исполнения, увеличивая вероятность реального их достижения и получения вознаграждения при подведении итогов.

Для того, чтобы этого не происходило, сотрудники должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Если в процессе контроля у сотрудника или подразделения в целом возникли какие-то проблемы с системой контроля, то они должны иметь возможность обсудить их со специалистами по контролю. Практика свидетельствует о том, что нельзя перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание.

Контроль и проверка исполнения эффективны лишь в том случае, если они являются составной частью работы с кадрами.

Целью работы отдела по контролю является обеспечение эффективности управления на основе действенного контроля за сроками и качеством исполнения распорядительных документов и принятия своевременных мер по их выполнению.

Для администрации края важным фактором является признание населением эффективности ее работы.

Для достижения указанных целей система контроля за исполнением документов обеспечивает выполнение следующих основных задач:

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за ходом исполнения документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения;

- учет и анализ результатов исполнения.

Основными полномочиями отдела по контролю за исполнением документов являются:

- регистрация, учет и постановка документов на контроль;

- своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах по срокам и объемам выполненных работ;

- регулярное информирование руководителей администрации о состоянии исполнения (сколько и каких документов исполнено и не исполнено и кем);

- информирование исполнителей о приближении сроков исполнения документов;

- выдача информации о контролируемых документах по запросу.

Документы ставятся на контроль, если:

- необходимость их контроля определена резолюциями руководства;

- в документах установлены конкретные задания и сроки исполнения;

- предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения.

Контролю подлежат также некоторые служебные документы с просьбами, ходатайствами перед администрацией края, требующие подготовки ответов.

В целях контроля за ходом исполнения распорядительных документов отдел по контролю:

- уведомляет отделы, управления, комитеты, департаменты администрации края, местные администрации о постановлениях, распоряжениях главы администрации края, правительства края, взятых на контроль;

- высылает запросы о представлении информаций;

- напоминает о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль;

- получает информации по контролируемым постановлениям, распоряжениям; проверяет их полноту и качество, ведет учет поступления информаций по срокам; делает отметки в контрольных делах о фактическом исполнении документов, выясняет причины их невыполнения;

- ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю;

- в необходимых случаях информирует главу администрации, его заместителей, вносит предложения и организует проверки фактического выполнения распорядительных документов непосредственно в подразделениях администрации края, местных администрациях;

- запрашивает от подразделений, местных администраций материалы, необходимые для анализа хода выполнения контролируемых документов;

- проводит проверки организации делопроизводства в приемных руководства администрации, ее подразделениях, местных администрациях;

- согласовывает проекты пос5тановлений и распоряжений главы администрации, правительства края, визирует их;

- осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства, контроля за исполнением документов, проводит семинары по обмену опытом работы с документами в аппарате администрации, ее подразделениях, местных администрациях.

Формы контроля за исполнением распорядительных документов.(рис. 3.2.)

Рассмотрим подробнее каждую из них:

1. Система запросов предназначена для анализа хода исполнения контролируемых документов. Структурные подразделения администрации по запросу отдела по контролю за исполнением служебных документов должны предоставить информацию об исполнении в указанные сроки в установленной форме.

2. Напоминание о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль.

3. Представление сведений. Отдел по контролю обобщает сведения, полученные от структурных подразделений, местных администраций, о ходе исполнения распорядительных документов и представляет их руководству администрации, а также информирует о нарушении сроков исполнения или невыполнении заданий, предусмотренных в постановлениях и распоряжениях.

4. “Час контроля“ - это особая форма контроля за исполнением распорядительных документов. Он проводится в среднем один, два раза в год по исполнению наиболее важных постановлений и распоряжений, касающихся социально-экономической обстановки в крае, поставленных на контроль, когда их пункты не исполняются в данный срок. В его работе участвуют представители структурных подразделений, местных администраций, силовых ведомств, организаций и предприятий края, на которых возложена ответственность за выполнение данного распорядительного документа.

Представление

“Час контороля” сведений

Формы контроля

Напоминание

Система запросов

Рис. 3.2. Формы контроля за исполнением распорядительных документов

В ходе “Часа контроля“, который проводится главой администрации края или председателем правительства края, на основании высказанных замечаний и предложений должно быть принято решение, которое позволит решить все вопросы по исполнению данного постановления или распоряжения, с учетом мнения всех заинтересованных сторон. Это решение обычно оформляется в виде дополнительного постановления или распоряжения, которое уточняет данный распорядительный документ.

Так в администрации края прошел “Час контроля“ по Постановлению главы администрации Краснодарского края “О наведении порядка в лесопользовании и в реализации деловой древесины в круглом виде”, который был вызван фактами грубых нарушений в лесопользовании. Принимаемые администрацией края решения по ограничению вывоза деловой древесины за пределы края и на экспорт, ответственность за которые была возложена на администрации районов
(городов), управление лесами и органы УВД, не принесли желаемых результатов. Постановление оставалось невыполненным. Информация о состоянии дел была проанализирована отделом по контролю за исполнением служебных документов и направленаглаве администрации края в виде служебной записки.
Руководством было принято решение о проведении “Часа контроля”. Отделом по контролю было предложено всем государственным органам и заинтересованным сторонам представить свои объяснения и подготовить предложения по выполнению Постановления.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6