Для каждого основного процесса определяется руководитель, который возглавляет всю дальнейшую работу по определению подведомственного процесса. Под определением процесса понимается установление состава процессов системы менеджмента качества и разработка моделей процессов, отражающих:

-              структуру процессов;

-              ресурсы для обеспечения надлежащего функционирования;

-              индикаторы для оценки функционирования.

Первоначальная задача руководителей процессов – выделить субпроцессы и поддерживающие (вспомогательные) процессы, которые необходимы для функционирования руководимых ими процессов. Эта работа необходима, чтобы сформировать примерный состав процессов Системы менеджмента качества, назначить их владельцев и организовать под их руководством работу по определению процессов применительно к своей области ответственности.

Практика идентификации процессов персоналом предприятий, внедривших систему менеджмента качества по требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2001, свидетельствует о том, что установить весь состав процессов с первого раза удается редко. Как правило, первоначально формируется временный вариант перечня процессов, чтобы можно было начать работу по их определению. Затем, по мере осознания персоналом предприятия своей деятельности, этот перечень корректируется в направлении более полного отражения состава существующих процессов.

Определению структуры процесса – состава и содержания отдельных его шагов – способствует применение специально разработанных стандартных форм, а также карт процессов.

В стандартных формах приводятся сведения о входах и выходах, их поставщиках и потребителях, содержании процесса и его составных частях (субпроцессах). Заполнение стандартных форм рекомендуется производить в рамках комплексных рабочих групп, объединяющих специалистов из подразделений, которые обеспечивают качество входов и ресурсов для процесса, реализуют процесс и используют его результаты.

Карты процессов – это графическое представление процесса в виде блок-схем, при которых шаги процесса изображаются  в предопределенных столбцах, соответствующих участникам процесса. Карты процессов, по моему мнению, должны разрабатываться лично владельцами процессов с обязательным привлечением руководителей и специалистов, задействованных в них подразделений предприятия.

С помощью текстовых описаний, стандартных форм и карт процессов участниками процессов осуществляется идентификация собственной деятельности в рамках системы менеджмента качества. Очевидно, потребуется несколько попыток, прежде чем удастся получить удовлетворительное описание процесса.

Аналогичная работа проводится и по поддерживающим процессам. Состав поддерживающих процессов определяется владельцами основных процессов.

Описанный процесс подвергается анализу на предмет соответствия его структуры требованиям Системы менеджмента качества. Что это за требования? Во-первых, это требования ГОСТ Р ИСО 9001:2001. Во-вторых, требования самого предприятия ОАО «СТАР». Реализуются они посредством включения в состав процесса соответствующих шагов, направленных на выполнение конкретных требований стандарта, например, идентификации и прослеживаемости, регистрации записей о качестве, корректирующих и предупреждающих действий и т. п. Так, в рамках процедуры предупреждающих действий должны быть идентифицированы внутренние и внешние риски процесса с точки зрения качества и оценено наличие в его составе шагов, направленных на избежание или снижение рисков.[С1] 

     Уместно подчеркнуть, что для того, чтобы действия по выполнению требований ГОСТ Р ИСО 9001:2001 были корректно интегрированы в процессы, необходимо, чтобы к моменту «обустройства» процесса все документированные процедуры по реализации требований ГОСТ Р ИСО 9001:2001 уже были разработаны.

На данном этапе могут и должны быть использованы наработанные процедуры по соответствующим элементам Системы качества ГОСТ Р ИСО 9001:96, поскольку значительная часть этих процедур в новой версии стандартов концептуальных изменений не претерпела. Очевидно, что применять следует те процедуры, ценность которых подтверждена практикой. Если процедуры и соответствующие им документы были адекватны целям и требованиям системы качества, реально работали и доказали свою эффективность, то для них, скорее всего, потребуются незначительные доработки[1]. Если же процедуры носили формальный характер и предназначались в основном для представления в орган сертификации, то их лучше и легче разработать заново.

Следующим этапом является формирование требований к ресурсам для функционирования процесса.

В качестве обязательных компонент ресурсов, которые должны быть определены и обеспечены, в ГОСТ Р ИСО 9001:2001 обозначены человеческие ресурсы (руководители и исполнители работ), инфраструктура и производственная среда. Если понимать под ресурсами все материальные и нематериальные компоненты, используемые в рамках процесса для преобразования входящих элементов в выходящие, без которых желаемое протекание процесса невозможно или неэффективно, то в состав ресурсов необходимо включить, как минимум, информацию, метод выполнения работ и время.

На заключительном этапе устанавливаются индикаторы  процессов. Чтобы установить индикаторы каждому процессу, необходимо определить его долгосрочные цели с точки зрения качества. Цели процессов определяются таким образом, чтобы цели каждого из них полностью отвечали целям предприятия в области качества, а достижение целей всех процессов в сумме обеспечивало достижение целей предприятия.

На основе целей процессов устанавливаются индикаторы. Индикаторы устанавливаются таким образом, чтобы по ним можно было измерить степень достижения  цели.

Строго говоря, цели и индикаторы процессов следует начинать формулировать  раньше – еще  на  этапе  анализа  структуры процессов. Потому как анализ структуры процессов базируется, в первую очередь, на оценке соответствия структуры процессов их целям. На заключительном же этапе работ по определению процессов проводится документирование целей и индикаторов.

Техническая сторона решения процедурных вопросов, связанных с оценкой индикаторов, состоит в установлении источников исходных данных, периодичности их сбора и анализа, а также в установлении процедуры сбора и анализа данных и принятия по ним мер. Тем самым обеспечивается необходимая база для мониторинга эффективности процессов и планирования улучшений.

Важная рекомендация была предложена ИСО/ТК 176. Не следует рассматривать изменение структуры документов системы в качестве обязательного условия перехода на новые стандарты. Документация системы качества может быть индивидуальной для каждой организации. При этом можно адаптировать к новым стандартам документацию системы качества, ранее структурированную по 20 элементам в соответствии с ГОСТ Р ИСО  9001:96.

4.1                Закупки

Раздел проекта, рассматривающий процесс закупок, — один из самых важных, поскольку качество продукции ОАО «СТАР» в значительной мере зависит от качества поставляемых комплектующих.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001:2001 требует налаживание и поддержание взаимовыгодных отношений с поставщиками. Если отношения между поставщиками и ОАО «СТАР» формируются на взаимовыгодной основе, они способствуют расширению возможностей поставщиков и ОАО «СТАР». Реализация этого принципа требует идентификации основных поставщиков ОАО «СТАР», четких и открытых связей и отношений (основанных на балансе краткосрочных и долгосрочных целей обеих сторон), обмена информацией и планов на будущее, совместной работы по четкому пониманию потребностей потребителей продукции ОАО «СТАР», инициирования совместных разработок и улучшения продукции и процессов.

4.1.1    Назначение

Процесс закупок заключается в выявлении потребности, в выборе и оценке поставщика, оформлении документации и заключении договоров (контрактов) на закупки, закупок продукции, входного контроля и испытаниях закупленной продукции, её хранении и выдачи в производство.

Требования по закупке распространяются на сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия, предназначенные для использования, как в основном производстве, так и для обеспечения функционирования всех подразделений предприятия.

4.1.2          Особенности

Исторически сложилось так, что на предприятии закупками занимаются два подразделения:

ОМТС – сырьё и материалы

ОВК – комплектующие

Такое разделение обусловлено сложностью и разнообразием закупаемой продукции, а так же высокими требованиями к качеству закупаемой продукции. Люди, работающие в этих подразделениях и задействованные в процессе закупок, имеют необходимую подготовку.

4.1.3    Описание процесса «Закупки»

1.                Процесс – закупки.

2.                Руководитель процесса – Начальники ОМТС, ОВК.

3.                Процесс вышестоящего уровня – создание продукции.  

4.                Краткое описание процесса: Процесс закупок заключается в выявлении потребности, в выборе и оценке поставщика, оформлении документации и заключении договоров (контрактов) на закупки, закупок продукции, входного контроля и испытаниях закупленной продукции, ее хранении и выдачи в производство.

5.                Входы и выходы процесса.

6.