|
|
150 |
- |
|
|
36 "Расчеты с покупателями и заказчиками" |
Журнал 3 (І раздел), ведомость 3.1 |
161 |
940 |
|
37 "Расчеты с разными дебиторами" |
Журнал 3 (І раздел), ведомость 3.2 |
107-210 |
950, 970 |
|
38 "Резерв сомнительных долгов" |
Журнал 3 (І раздел) |
162 |
- |
Аудит и ревизию операций с деньгами, другими активами и состояния расчетов следует начинать из инвентаризации денежной наличности кассы, средств на счетах в банка и дебиторской задолженности. Это дает возможность обнаружить нехватки или излишки денежного средства, подтвердить реальность дебиторской задолженности и обнаружить правонарушение.
Объектами инвентаризации есть:
· денежная наличность (национальная гривна и иностранная валюта);
· ценные бумаги (акции, облигации, депозитные сертификаты);
· денежные документы (векселя, лимитированные чековые книжки, аккредитивы, талоны на горюче-смазочные материалы и т.п.);
· бланки строгого учета (акции и облигации собственной эмиссии, санаторно-курортные путевки, незапланированные бланки векселей);
· остатки по счетам в банке (по выпискам банка);
· векселя;
· дебиторская задолженность.
Следует обратить внимание на то, что контролер должен настаивать на постоянном присутствии представителя предприятия на протяжении всего времени инвентаризации, с целью обеспечения ответственности за сохранение денежной наличности, ценных бумаг, бланков строгого учета в процессе инвентаризации. После окончания проверки представитель должен подтвердить ее результат.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины. При проверке кассовой дисциплины следует сконцентрировать внимание на выявлении случаев использования средств не по целевому назначению (например, на хозяйственные потребности) из сумм, которые полученные на выплату заработной платы, использования кассовой выручки свыше установленных норм или на выплату заработной платы, если у предприятия есть налоговая задолженность, на своевременность возвращения в банк неиспользованного средства.
Для этого контролеру следует проверить:
· наличие приказа о назначение кассира;
· наличие заключенного с кассиром договора про полную индивидуальную материальную ответственность;
· наличие доказанного банком лимита остатка денежной наличности в кассе;
· правильность составления заявки-расчета лимита остатка денежной наличности;
· наличие разрешения банка на использование средств на выплату зарплаты и других нужд из выручки;
· соблюдения установленных предельных норм использования денежной наличности;
· обеспечения сохранности денежных средств в кассе, а также при доставке их из банка и сдачи в банк;
· определить сроки сдачи отчетов кассиров и проверить их соблюдение (своевременное представление отчетов разрешает контролировать движение денежной наличности, остатки денежных средств в кассе, а также правильность оформления первичных документов);
· проводятся ли инвентаризации кассовой наличности, созданная ли на предприятии комиссия по проведению таких инвентаризаций кассы и выполняет ли она свои обязанности.
Особое внимание следует свернуть на соблюдение лимита остатка денежной наличности в кассе, которое проверяют путем сравнения установленного лимита с фактическими остатками наличных денег по кассовой книге и в натуре. Сумму оборотов по кассе проверяют по журналу № 1 (затраты денежного средства) и ведомости 1.1 (поступления денежной наличности в кассу), сверяя при этом одновременно остатки на начало и конец месяца по ведомости 1.1 и журналом № 1 с данными кассовой книги.
Проверка записей в кассовой книге и в отчетах кассира. Проверку осуществляют следующими приемами и способами:
· проверяют соблюдения порядка ведения записей в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурованной, пронумерованная и опечатана сургучной печатью. Количество писем в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Записи в кассовую книгу должны проводиться кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому документу, который его заменяет. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир должен подсчитывать итоги операций за день, выводить остаток денег в кассе на следующее число и передавать к бухгалтерии в качестве отчета кассира второе отрывное письмо с прибыльными и расходными документами под расписку в кассовой книге. Исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть удостоверены подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, которое его заменяет;
· проверяют соответствие записей в кассовой книге записью в отчете кассира. Отчет кассира есть отрывным листком кассовой книги, записи которой копируются с записями в отчете кассира. Поэтому записи в отчете и кассовой книге должны совпадать. На практике бывают случаи, когда они не совпадают. Это может произойти вследствие:
а) допущенной кассиром ошибки, которые он исправил в отчете кассира и не исправил в кассовой книге, или наоборот;
б) если кассир совершил злоупотребление, чаще по договоренности с работниками бухгалтерии, и подал исправленный отчет кассира, а изменений в кассовую книгу не внес;
в) если бухгалтер, проверяя отчет кассира, сделал в нем исправления и не проследил за действиями кассира, который должен внести их в кассовую книгу.
Поэтому при проверке следует обратить внимание на то, есть ли в кассовой книге исправления. Если контролер обнаружит несоответствие между записями в кассовой книге и в отчете кассира, он должен тщательно выучить причины их возникновения и установить виновников;
· проверяют путем пунктирывания наличие первичных документов, отображенных в кассовом отчете. В процессе проверки следует убедиться в документальной обоснованности записей в кассовой книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными прибыльными и расходными кассовыми ордерами или документами, которые их заменяют. Последние бухгалтерия обязана записывать в журнале регистрации ордеров, который делается не всегда. Отсутствие такого журнала создает возможность для злоупотреблений путем уничтожения кассовых ордеров. Цель ведения журнала регистрации прибыльных и расходных кассовых ордеров состоит в осуществимые контроля бухгалтера за действиями кассира, который должен ежедневно записывать в отчет все полученные им из бухгалтерии зарегистрированные кассовые ордера. Если кассир самостоятельно выписывает кассовые документы без контроля со стороны бухгалтерии, это дает ему возможность допускать злоупотребления и пользование так называемыми временными ордерами, которыми оформляются незаконные выдачи денег из кассы. Случаются случаи, когда в отчете кассира списывают средства на расход без первичных документов.
Результативной может быть проверка правильности регистрации денежных чеков. После ежемесячного подсчета количества выписанных чеков и их суммы следует сверить эти данные с соответствующими данными за кассовыми отчетами. В случае выявления расхождений выясняются их причины;
· проверяют правильность подсчетов итогов операций за день в кассовой книге и переносов сумм с одной страницы кассовой книги на другую. Такая проверка необходима потому, что в практике случаются случаи ошибочного или намеренного перекручивания в итогах и их переносах, которые не дают правильных результатов инвентаризации кассовой наличности, а иногда за этим скрывается присвоения денег.
На предприятии по согласию кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее письма формируются в виде машинограмы "Вкладное письмо кассовой книги . Одновременно из нее создают машинограму "Отчет кассира". Оба названных регистра должны складываться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. В машинограме "Вкладное письмо кассовой книги" последним за каждый месяц должна автоматически печататься общее количество писем книги за каждый месяц, а в последний машинограме за календарный год - общее количество писем книги за год. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги проверяют правильность работы программных средств обработки.
Проверка правильности оформления прибыльных и расходных кассовых документов проводится в несколько этапов:
· проверка прибыльных и расходных документов, добавленных к отчету кассира по форме и сутью отображенных в них операций.
Такую проверку контролер проводит во всех случаях и в особенности тогда, когда документ имеет недоброкачественный внешний вид или контролеру известно, что к отчетам кассира добавленные фальшивые (подделанные) документы. Правильность каждой кассовой сделки, если она вызовет сомнение, можно проверить за другими документами, в которых она должна была найти отображение. Ведь одна и та же операция обязательно отображается не в одном, а в нескольких документах. Например, списания денежной наличности на приобретение запасов должно подтверждаться оприходование последних. Тогда контролеры изучают движение приобретенных запасов, а в случае необходимости проводят их инвентаризацию.
Проверяя кассовые сделки по выплате денег за проведенные строительные, ремонтные и прочие работы, нужно удостовериться, что они были выполнены, установить их объем и качество.
На практике случаются случаи двойного и неоднократного списания отдельных сумм по кассе на основании одного документа, который последовательно прибавится к расходным кассовым ордерам, а потом снова изымается, или изъятого из архива. Такие злоупотребления проявляют разными способами. Один из них - тщательная проверка первичных документов, указанных в расходных ордерах. Особое внимание контролеров должны предрасполагать исправление дат, номеров и заголовков сведений. Второй способ состоит в сверке данных синтетического и аналитического учета; третий - в взаимной проверке документов.
Фиктивный документ необходимо немедленно изъять, оставив его копию или расписку об изъятии.
Основными способами, с помощью которых контролер проверяет правильность и обоснованность денежных операций, есть:
· взаимопроверка однотипных записей в документах банка и предприятия;
· сверка однотипных записей, которые отображают одну и ту же операцию в разных документах и учетных регистрах, которые находятся на предприятии;
· арифметическая проверка кассовых документов. Это хлопотливая работа, но ее нужно выполнять во всех случаях. В особенности тщательно следует проверять итоги в расчетно-платежных ведомостях;
· проверка соблюдения правил оформления кассовых документов. В первичных документах из учета кассовых сделок (доходных и расходных кассовых ордерах, платежных ведомостях) должны быть указанные номера документов, даты, подписи кассира, а также следующие обязательные реквизиты; наименования, дата составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи должностных лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции.
Проверяя правильность оформления документов, за которыми осуществлялись кассовые сделки, также необходимо обратить внимание, не проводились ли подчистки и исправления в этих документах и есть ли на платежных ведомостях подписи на выплату денег, а в самых ведомостях - подписи лиц, которые их получили, есть ли доверенность, или наличие неправильно оформленной доверенности на выплату средств третьему лицу (на расходном кассовом ордере указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, который удостоверяет лицо фактического получателя денег). Достоверность подписей получателей денег в кассе проверяют, путем сравнения их подписей с подписями на других документах.
Необходимо обратить внимание не только на содержание кассовой сделки, которая в особенности важна, но и на цвет бумаги кассовых документов, однообразие письма, понятность подписи, наличие штампов, которые удостоверяют погашение документов. Итоговые данные в документах сравнивают с журналом по счету "Касса" и ведомости 1.1.
Следует также установить: являются ли факты подписания расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером; есть ли случаи подписывания руководителем и главным бухгалтером не заполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении средств в банке; сохраняются ли чековые книжки у главного бухгалтера в сейфе или нарушая действующее законодательство - у кассира (если эти должности не совмещены).
Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств. Практика проверок имеет немало примеров того, что полученные в банке деньги не все приходуются по кассе или оприходуются несвоевременно. Поэтому следует сверять остатки по кассовой книге с записями по выпискам банковских счетов.
Проверка полноты и своевременности оприходования денежной наличности по кассе осуществляется путем:
· сопоставления приходных кассовых ордеров на получение денежной наличности из банка с записями в кассовой книге и с корешками чеков в чековых книжках за всеми открытыми в банках счетами, в том числе и по валютному средству, учет которых может вестись в отдельности, а также с соответствующими записями в выписках из банка. Проверка проводится за суммами и датами получения денег в корреспонденции со счетами 311, 312, 333, 334;
· сопоставления сумм и дат на оприходование выручки в приходных кассовых ордерах с датами и суммами, проставленными на документах на реализацию продукции за наличный расчет, основных средств и других запасов (за данными склада, магазина, цеха) в корреспонденции со счетами 70, 71 и др.;
· сопоставления сумм и дат в приходных кассовых документах и кассовой книге с первичными документами в уплату коммунальных услуг и документами о поступлении от объектов социальной сферы, предприятий бытового обслуживания и общественного питания, подсобных хозяйств, которые находятся на балансе предприятия, в корреспонденции со счетом 23;
· сопоставления сумм и дат в приходных кассовых ордерах с первичными документами о предоставлении услуг автотранспортом, ремонтными бригадами, инструментальным хозяйством и т.п. в корреспонденции со счетом 703;
· сопоставления сумм и дат в приходных кассовых ордерах с первичными документами о предоставленных услугах или отпущенные запасы посторонним предприятиям.
Проверка законности списания средств в расход по кассе. При этом контролеру необходимо проанализировать движение наличности, обнаружить расхождения между суммами фактически осуществленных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, которые зачислены в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и обнаружить случаи ее расходования на разные цели. Списание денежных средств необходимо проверить по документам, добавленным к отчетам кассира следующим образом:
· сопоставить записи в кассовой книге и отчете кассира с добавленными расходными кассовыми документами (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы, допомог, больничных, отпускных, ведомости на выплату подотчетных сумм, депонированной заработной платы);
· сопоставить суммы и даты в кассовой книге, отчете кассира, расходных кассовых ордерах с данными ведомостей на выплату заработной платы, отпускных, депонированной зарплаты, больничных, а также с лицевыми счетами по начислению зарплаты или расчетно-платежными ведомостями, больничными листками, журналом учета депонированных сумм, заявлениями и другими документами с подписями лиц, которые получили средства для проверки их идентичности.
Как свидетельствует практика, наибольшее количество злоупотреблений (включения в ведомости подставных лиц, завышения итоговых сумм к выдаче и т.п.) выявляют из оплаты труда, в особенности депонированной заработной платы, поэтому следует обратить внимание на своевременность депонирования сумм, которые не были выплачены.
Проверка соответствия сумм в учетных регистрах, проводится следующим образом:
· сверка сумм, отображенных в ведомости № 1.1 и журнале № 1 по дебету счета 30 с данными и соответствующих регистров с текущими счетами в банках, в том числе валютных;
· сверка итоговых сумм корреспондирующих счетов ведомости № 1.1, а также общего оборота по журналу № 1 с данными Главной книги;
· сверка соответствия сальдовых остатков по счету 30 с данными Главной книги и соответствующими строками отчетности.
Практика ревизий, аудиторских проверок и экспертиз финансово-хозяйственной деятельности позволяет сделать вывод о типичных нарушениях в ведении расчетов денежным средством (табл. 3.3).
Таблица 3.3 Основные нарушения в операциях с денежными средствами.
N° з/п
Возможное нарушение
Характеристика нарушения
1
2
3
1
Прямое разворовывание денежных средств
· ничем не обоснованное прямое разворовывание денежных средств
· разворовывание денежных средств, которое маскируется расписками должностных лиц, работников бухгалтерии и других работников предприятия
2
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.